Veröffentlicht am 09.11.2023

von Vincent Janele, geprüfter Lohnverrechner

Der 13. Abrechnungslauf

Der 13. Abrechnungslauf ermöglicht es, nach dem Jahreswechsel Rollungen in das Vorjahr vorzunehmen. Diese Vorgehensweise ist in den meisten Fällen dann notwendig, wenn sich zu Jahresbeginn herausstellt, dass Mitarbeitenden noch Nachzahlungen für das Vorjahr zustehen.

Was sind Nachzahlungen

Eine Nachzahlung entsteht, wenn für einen oder mehrere Abrechnungszeiträume kein oder zu geringes Arbeitsentgelt ausgezahlt wurde. Im laufenden Jahr kann dieser Umstand leicht über eine Aufrollung/Korrektur gelöst werden. Es kann jedoch komplizierter werden, wenn die betroffenen Zeiträume das Vorjahr betreffen oder weiter zurückliegen.

Eine Nachzahlung ist nur dann berechtigt, wenn Dienstnehmende ihren Bezug bereits zu einem früheren Zeitpunkt hätte erhalten müssen. Entscheidend für die Beurteilung, ob eine Nachzahlung vorliegt, ist, ob die Auszahlung zum vereinbarten Fälligkeitszeitpunkt oder erst danach erfolgt.

Bei Nachzahlungen gibt es also drei verschiedene situationsabhängige Vorgehensweisen zu unterscheiden:

1. Der Anspruch auf das nachzuzahlende Arbeitsentgelt betrifft das laufende Kalenderjahr.

In diesem Fall ist die Nachzahlung durch eine Aufrollung dem Abrechnungszeitraum zuzuordnen, in dem der Anspruch entstanden ist (Tipp: Unser Blogbeitrag zu Rollungen - Aufrollen mit Lohnbot).


2. Bezüge für das Vorjahr werden bis zum 15. Februar des laufenden Jahres ausgezahlt.

Eine Abrechnung im 13. Abrechnungslauf im Dezember des Vorjahres ist zwingend erforderlich.


3. Die Nachzahlung betrifft das Vorjahr, wird aber nach dem 15. Februar getätigt, oder das Entstehen des Anspruchs liegt noch länger zurück.

Je nachdem, ob eine willkürliche oder eine unwillkürliche Verschiebung des Auszahlungszeitpunkts vorliegt, ist die Nachzahlung im Zuflussmonat nach der Fünftelregelung oder regulär zu versteuern.

Der 13. Abrechnungslauf

Nachzahlungen im Rahmen des 13. Abrechnungslaufs müssen unterschiedlich behandelt werden, je nachdem, ob es sich um Sozialversicherung, Lohnsteuer, Dienstgeber:innenbeitrag zum FLAF, Zuschlag zum DB oder Kommunalsteuer handelt.

Im Falle der Lohnsteuer und anderer Sozialabgaben kann eine Abrechnung im Rahmen des 13. Abrechnungslaufs bis zum 15. Februar durchgeführt und abgeführt werden. Nachzahlungen, die sozialversicherungsrechtlich dem Vorjahr zugeordnet werden, müssen auch den Perioden zugeordnet werden, in denen der Anspruch entstanden ist. Sowohl laufende als auch sonstige Bezüge sind in diesem Fall auch steuerlich dem Vorjahr zuzuordnen. Dies bedeutet, dass die Bezüge als im Vorjahr zugeflossen gelten und dementsprechend auch die Lohnsteuer für das Vorjahr abzuführen ist.

Sollte der Jahreslohnzettel vor der Nachzahlung im 13. Abrechnungslauf übermittelt werden, ist ein korrigierter Jahreslohnzettel an das Finanzamt zu senden. Aus diesem Grund werden die Jahreslohnzettel für Ihre Mitarbeitenden am letzten Tag der Frist (28. Februar) automatisch von Lohnbot an das Finanzamt übermittelt.

Die Behandlung von Nachzahlungen in der Sozialversicherung

In der Sozialversicherung sind beitragspflichtige Nachzahlungen immer jenem Abrechnungszeitraum zuzuordnen, in dem der Anspruch entstanden ist. Dies geschieht bei Lohnbot über eine Aufrollung der betroffenen Periode. Dazu ist die alte mBGM zu stornieren und eine Neumeldung zu erstatten. Dies kann im Selbstabrechnungsverfahren bis zu zwölf Monate (gerechnet ab dem Ende des Kalendermonats, für den die mBGM ursprünglich erstattet wurde) im Nachhinein passieren, ohne dass von der ÖGK ein Säumniszuschlag vorgeschrieben wird.

Bei der Auszahlung von Zeitguthaben ist jedoch Vorsicht geboten! Im Allgemeinen stellt die Vergütung eines Gleitzeitsaldos keine Nachzahlung dar, da der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin bis zur Abrechnung der Gleitzeitperiode keinen Anspruch auf eine Abgeltung des Guthabens hat. Falls jedoch Mehrleistungen einem bestimmten Beitragszeitraum zugeordnet werden können, muss eine Aufrollung gemäß § 4 Abs. 7 ASVG in der Sozialversicherung erfolgen. Nur im Falle von Gleitzeitguthaben, bei denen die erbrachten Überstunden nicht mehr nachvollzogen werden können, erfolgt die Abgeltung beitragsrechtlich mit den laufenden Bezügen des betreffenden Monats. Für Lohnsteuer und Lohnnebenkosten stellt die Vergütung eines Gleitzeitsaldos hingegen nie eine Nachzahlung dar.

Abrechnungsbeispiel

In unserem Beispiel wurde mit Herrn Dreizehn vertraglich eine Zielerreichungsprämie vereinbart, welche am Ende jedes Quartals zur Auszahlung gelangt. Im Januar hat sich allerdings gezeigt, dass bei der Prämienberechnung im September eine zu niedrige Prämienstufe vereinbart wurde.

Mit dem Monatsabschluss im Dezember wird von Lohnbot automatisch der „Monat 13“ erstellt. Dieser ist über das Dashboard im Monat Dezember abrufbar. Sämtliche Aufrollungen in das Vorjahr werden in diesen fiktiven Buchungszeitraum erfasst.

Wir öffnen die Abrechnung des Monats September für Korrekturen und passen die Prämie wie gewünscht an.

Die Revision findet im ''Monat 13'' Berücksichtigung und nicht wie normalerweise in der laufenden Periode. Mit Abschluss der Aufrollung wird eine korrigierte monatliche Beitragsgrundlagenmeldung für September an die ÖGK gesendet.

Wie bei einem gewöhnlichen Monatsabschluss erhalten wir auch mit Abschluss von ''Monat 13'' sämtliche Lohnunterlagen. Sollten wir bis Mitte Februar nochmals eine Nachzahlung tätigen müssen, steht uns hierfür ''Monat 14'' zur Verfügung, der sich mit Abschluss von ''Monat 13'' automatisch geöffnet hat.