Veröffentlicht am 22.08.2023

Upgedated am 13.09.2023

von Vincent Janele, geprüfter Lohnverrechner

Stundenänderungen

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen in vier Schritten, wie Sie in Lohnbot Stundenänderungen abbilden. Stundenänderungen treten auf, wenn das wöchentliche Arbeitspensum Ihrer Mitarbeiter:innen Veränderungen erfährt, sei es eine Zunahme oder eine Verringerung im Vergleich zum vorherigen Zeitraum. In diesem Zusammenhang ergeben sich bei den Nutzer:innen von Lohnbot regelmäßig Fragen, denen wir im weiteren Verlauf genauer nachgehen möchten.

Schritt 1: Die Anpassung der Wochenstunden

Wenn es zu einer Veränderung der Wochenstunden während eines Monats kommt, ist zu beachten, dass im Dienstverhältnis nur eine Variante der Stundenverteilung pro Abrechnungszeitraum angegeben werden kann. Neben der Berechnung des kollektivvertraglichen Mindestgehalts sind die Wochenstunden u.a. auch für hinterlegte Urlaube und Krankenstände relevant. Daher ist individuell zu entscheiden, welche Wochenstundenverteilung für die Periode angewendet werden soll. Für den Fall eines Urlaubs/Krankenstands im besagten Monat sollte im Dienstverhältnis z.B.: jene Stundenverteilung angegeben werden, in die der Urlaub oder der Krankenstand fällt. Wenn die angegebenen Wochenstunden keinen Einfluss auf die monatliche Abrechnung haben, kann hier der im Monat überwiegende Wert oder ein Mittelwert angegeben werden.

Schritt 2: Die aliquote Gehaltsanpassung

Treten Veränderungen des Arbeitsumfangs innerhalb eines Monats auf, ist es in der Regel angebracht, auch das Gehalt aliquot anzupassen. Bei Lohnbot erfolgt die Aliquotierung stets auf Basis von 30 Sozialversicherungstagen, außer der anzuwendende Kollektivvertrag sieht eine andere Regelung vor. Eine Vorgehensweise, die Sie mit Blick auf eine einheitliche Lohnverrechnung auch bei der Gehaltsanpassung in Erwägung ziehen sollten.

In einem Beispiel veranschaulicht: Ihre Mitarbeiterin arbeitet in der Zeitspanne vom 1. bis zum 20. Mai wöchentlich 20 Stunden. Für 20 Stunden ist ein Monatsgehalt von EUR 1.400,-- vereinbart. Ab dem 21. Mai wurde eine wöchentliche Arbeitszeit von 30 Stunden vereinbart.

Lassen Sie uns zunächst das Monatsgehalt für die 30 Wochenstunden berechnen.

Hierfür werden zunächst einmal die Stundenteiler für 20 und 30 Stunden ermittelt:
20 x 4,33 = 86,6
30 x 4,33 = 129,9
Der Stundenteiler für 20 Arbeitsstunden beläuft sich somit auf 86,6 und jener für 30 Arbeitsstunden auf 129,9.

Basierend auf dem Monatsgehalt (EUR 1.400,--) und dem Stundenteiler (86,6) für 20 Stunden lässt sich nun der Stundenlohn Ihrer Mitarbeiterin berechnen:
1400€ / 86,6 = 16,17€

Daraus ergibt sich das folgende monatliche Gehalt bei einer Arbeitszeit von 30 Wochenstunden:
16,17€ x 129,9 = 2100,48€

Um das Gehalt für den Monat Mai aliquot anzupassen, wird das Monatsgehalt durch die Sozialversicherungstage dividiert und dieser Betrag mit der Anzahl der Kalendertage multipliziert. Somit ergeben sich folgende Rechenschritte:
1400€ / 30 x 20 = 933,33€
2100,48€ / 30 x 11 = 770,18€

Die Summe aus beiden Anteilen ergibt das aliquotierte Gesamtgehalt:
933,33€ + 770,18€ = 1703,51€

Für den Monat Mai erhält Ihre Mitarbeiterin somit ein aliquotes Gehalt in Höhe von EUR 1.703,51.

Dieser Betrag wird dann in das Feld für Gehalt in Lohnbot eingetragen.

Schritt 3: Übermittlung einer Änderungsmeldung

Eine Veränderung im Arbeitsumfang kann zur Neufestlegung der Versichertengruppe bei den Mitarbeitenden führen, abhängig davon, ob ihr Bezug die Geringfügigkeitsgrenze über- oder unterschreitet. Dies kann dazu führen, dass sie künftig entweder in vollem Umfang sozialversichert sind oder als geringfügig Beschäftigte gelten.

Hierbei ist zu beachten, dass Mitarbeitende innerhalb eines Abrechnungszeitraums entweder vollversichert oder geringfügig gemeldet werden können, jedoch niemals beide Status innerhalb eines Monats innehaben können. Bei untermonatigen Stundenänderungen ist eine aliquote Gehaltsberechnung erforderlich, um zu ermitteln, ob eine geringfügige Beschäftigung vorliegt oder nicht.

Im Falle einer Veränderung der Versichertengruppe ist bei Lohnbot keine Neueinrichtung des Dienstverhältnisses notwendig. Nehmen wir an, Ihr Mitarbeiter reduziert seine Arbeitszeit von 20 auf 5 Stunden und fällt somit unter die Kategorie der geringfügig Versicherten. In diesem Szenario ist es nicht erforderlich, Ihren Mitarbeiter bei der Gesundheitskasse erneut anzumelden oder abzumelden. Stattdessen übermitteln Sie eine Änderungsmeldung, um den neuen Versicherungsstatus offiziell zu dokumentieren. Sobald Sie das neue Gehalt, das die Geringfügigkeitsgrenze unterschreitet, in Lohnbot eingeben, weist Sie Lohnbot automatisch darauf hin, dass eine Änderungsmeldung an die ÖGK zu senden ist.

Die Übermittlung einer Änderungsmeldung ist vor allem zugunsten Ihrer Mitarbeiter:innen, damit die ÖGK möglichst rasch über die Änderung des Krankenversicherungsanspruchs informiert wird. Die Erstattung einer Änderungsmeldung ist allerdings nicht zwingend notwendig, da spätestens durch die übermittelte mBGM der Versicherungsverlauf gewartet wird.

Änderungsmeldungen sind innerhalb von sieben Tagen nach Eintritt der Änderung an die ÖGK zu übermitteln. Von einer Sanktionierung verspäteter oder unterlassener Änderungsmeldungen sieht die ÖGK nach eigener Aussage (Punkt 7.7) allerdings ab.

Schritt 4: Anpassung des Urlaubsanspruchs

Ob eine Anpassung des Urlaubsanspruchs notwendig ist, hängt davon ab, ob mit der Veränderung der Arbeitsstunden der Mitarbeiter:innen auch eine der Wochenarbeitstage einhergeht. Für jeden Wochenarbeitstag stehen einem/einer Mitarbeiter:in fünf Urlaubstage zur Verfügung.

In unserem Beispiel nehmen wir an, dass Ihre Teilzeitkraft mit 18. April künftig anstelle von 12 Stunden pro Woche von Montag bis Mittwoch (mit einem Jahresurlaubsanspruch von 3 x 5 = 15 Tagen) 22 Stunden die Woche von Montag bis Freitag arbeitet. Durch diese Erhöhung der Arbeitstage pro Woche ergibt sich ein zukünftiger Urlaubsanspruch von 25 Tagen im Jahr.

Ein weiterer wichtiger Faktor für die Berechnung des aliquoten Urlaubsanspruchs ist der Beginn des Arbeitsjahres (das Eintrittsdatum des/der Mitarbeiter:in). Dieses markiert den Beginn einer neuen Anspruchsperiode für den Urlaub. In unserem Beispiel startet das Arbeitsjahr am 01. Januar.

Die Berechnung des aliquoten Urlaubsanspruchs gestaltet sich wie folgt:
15 / 365 (Kalendertage) x 107 (Kalendertage vom 1. Januar bis 17. April) = 4,40
25 / 365 x 258 (verbleibende jährliche Kalendertage) = 17,67 4,40 + 17,67 = 22,07
Folglich beläuft sich der Urlaubsanspruch Ihrer mitarbeitenden Person im laufenden Arbeitsjahr auf 22,07 Tage.

Dieser aktualisierte Anspruch ist nun in der Lohnbot Urlaubsverwaltung zu hinterlegen.

Um diese Anpassung vorzunehmen, wechseln Sie zunächst über das Dashboard in die Urlaubsverwaltung und wählen dort die Option "Urlaubsperiode ändern" für die betreffende mitarbeitende Person aus. Im sich öffnenden Fenster passen Sie lediglich die Anzahl der Urlaubstage an. In unserem Fall tragen Sie 25 ein. Der Beginn des jährlichen Urlaubsanspruchs bleibt unverändert. Durch diese Änderung erhält die mitarbeitende Person mit Beginn der nächsten Anspruchsperiode 25 anstelle von 15 neuen Urlaubstagen zu ihrem Urlaubskontingent hinzu.

Abschließend ist der Urlaub für die laufende Anspruchsperiode anzupassen. Hierfür wählen Sie die Option "Urlaub zu Stichtag korrigieren". Als Stichtag setzen Sie den 18. April fest. Nun ermitteln Sie die Differenz, um die der aktuelle Urlaubsanspruch korrigiert werden soll:
22,07 - 15 = 7,07

Somit erhöht sich der Urlaubsanspruch im laufenden Arbeitsjahr um 7,07 Tage.