<p>Wird ein:e Dienstnehmer:in geringfügig beschäftigt, so ist in jedem Fall ein Unfallversicherungsbeitrag in Höhe von 1,1% zu entrichten.</p><br><p>Weiters hat der Dienstgeber eine Dienstgeberabgabe in Höhe von 19,4% zu entrichten, wenn:</p><ul><li>mehr als ein:e Dienstnehmer:in in einem geringfügigen Dienstverhältnis steht und</li><li>die Summe der Löhne (ohne Sonderzahlungen) das 1,5 fache der Geringfügigkeitsgrenze übersteigt (2025: EUR 551,10 x 1,5 = EUR 826,65).</li></ul><p>Zusammen ergeben sich daher Abgaben in der Höhe von 20,5%.</p>

Dienstgeberabgabe für geringfügige Dienstnehmer:innen

<h2>Inhalt des Dokuments</h2><p>Dieses Dokument beschreibt einige Felder der Mitarbeiter:innen-Stammdaten Import Vorlage, die von Lohnbot verwendet wird. Eine Beschreibung offensichtlicher Felder wie “Nachname” ist nicht enthalten.</p><h2>Beispiel Import Dokument</h2><p>Ein Beispielhaftes CSV <a href="https://drive.google.com/file/d/1pIarB-kUPbk3qDDEZZE9mIpGYaER9T0w/view?usp=sharing" target="_self">ist hier zu finden</a>.</p><h2>Dateiformat</h2><ul><li>Csv mit Strichpunkten als Trennzeichen</li><li>UTF-8 Encoding</li><li>Die erste Zeile mit den Spaltenbeschreibungen (Header Zeile)  ist unbedingt mitzuführen</li><li>Die Reihenfolge der Spalten ist unerheblich, nicht benötigte Spalten können ausgelassen werden.</li></ul><h2>Feldbeschreibungen</h2><h3>Geschlecht</h3><table class="hs-table"><tbody><tr><td> Wert in Dokument</td><td> Entspricht</td></tr><tr><td> 0</td><td> Mann</td></tr><tr><td> 1</td><td> Frau</td></tr><tr><td> 3</td><td> Andere</td></tr></tbody></table><h3>Familienstand</h3><table class="hs-table"><tbody><tr><td> Wert in Dokument</td><td> Entspricht</td></tr><tr><td> 0</td><td> Unbekannt</td></tr><tr><td> 1</td><td> Alleinstehend</td></tr><tr><td> 2</td><td> Verheiratet</td></tr><tr><td> 3</td><td> Verwitwet</td></tr><tr><td> 4</td><td> Geschieden</td></tr><tr><td> 5</td><td> Getrennt</td></tr><tr><td> 6</td><td> Eingetragene Partnerschaft</td></tr></tbody></table><h3>Arbeitsverhältnis</h3><table class="hs-table"><tbody><tr><td> Wert in Dokument</td><td> Entspricht</td></tr><tr><td> 1</td><td> Arbeiter:in</td></tr><tr><td> 2</td><td> Angestelle:r</td></tr></tbody></table><h3>Versichertengruppe</h3><table class="hs-table"><tbody><tr><td> Wert in Dokument</td><td> Entspricht</td></tr><tr><td> 1</td><td> Vollversichert</td></tr><tr><td> 2</td><td> Geringfügig</td></tr><tr><td> 3</td><td> Lehrling</td></tr><tr><td> 4, 5</td><td> Vorbehalten für Freie Dienstnehmer:innen</td></tr></tbody></table><h3>Alleinverdiener</h3><table class="hs-table"><tbody><tr><td> Wert in Dokument</td><td> Entspricht</td></tr><tr><td> 0</td><td> Nein</td></tr><tr><td> 1</td><td> Alleinverdiener:in</td></tr><tr><td> 2</td><td> Alleinerzieher:in</td></tr></tbody></table><h3>Wochenmodell-Bez</h3><p>Neben einigen vordefinierten Werten ist hier insbesondere das Format “h/h/h/h/h/h/h” gültig, wobei das erste h für Montag, das letzte h für Sonntag steht. Bei fallweisen Beschäftigten kann das Feld freigelassen werden.</p><p>Beispiel bei regulärer 40h Beschäftigung: “8/8/8/8/8/0/0”</p><h3>Fallweise Beschäftigung</h3><table class="hs-table"><tbody><tr><td> Wert in Dokument</td><td> Entspricht</td></tr><tr><td> 0</td><td> Nein</td></tr><tr><td> 1</td><td> Ja</td></tr></tbody></table><h3>Anmeldung durchführen</h3><table class="hs-table"><tbody><tr><td> Wert in Dokument</td><td> Entspricht</td></tr><tr><td> 0</td><td> Nein</td></tr><tr><td> 1</td><td> Ja</td></tr></tbody></table><h3>Geschäftsführer:in</h3><table class="hs-table"><tbody><tr><td> Wert in Dokument</td><td> Entspricht</td></tr><tr><td> 0</td><td> Nein</td></tr><tr><td> 1</td><td> Ja</td></tr></tbody></table><h3>Arbeitsstätte</h3><p>Adresse der Arbeitsstätte, in dem die Beschäftigung stattfindet. Die entsprechende Arbeitsstätte muss dabei im Vorhinein in der Unternehmensverwaltung hinterlegt werden.</p><p>Die Adresse ist dabei im Format “Strasse Hausnummer, Postleitzahl Stadt” anzugeben. Zum Beispiel also “Keinegasse 12, 1030 Wien”. Diese Adresse wird von Lohnbot mit den hinterlegten Arbeitsstätten verglichen.</p><h3>KV</h3><p>Kurzname des KVs der für den/die Mitarbeiter:in zur Verwendung kommt. Falls im Unternehmen nur ein KV hinterlegt ist, kann dieses Feld freigelassen werden. Die Aktuelle Liste der unterstützten Kollektivverträge für den Import ist wie folgt:</p><table class="hs-table"><tbody><tr><td> Wert in Dokument</td><td>Entspricht</td></tr><tr><td> standard</td><td>Standard - ohne KV</td></tr><tr><td> handel</td><td>Angestellte und Lehrlinge in Handelsbetrieben</td></tr><tr><td> itUndEdv</td><td>Angestellte im Bereich Dienstleistung in der automatischen Datenverarbeitung und Informationstechnik</td></tr><tr><td> gewerbeHandwerkDienstleistung</td><td>Angestellte im Gewerbe, Handwerk und in der Dienstleistung</td></tr><tr><td>gewerbeHandwerkDienstleistungArbeitskraefteueberlassung</td><td>Angestellte im Gewerbe, Handwerk und in der Dienstleistung (Arbeitskräfteüberlassung)</td></tr><tr><td>arbeiterReinigung</td><td>Lohnvereinbarung für Arbeiter:innen in der Denkmal-, Fassaden- und Gebäudereinigung</td></tr><tr><td>steuerberaterUndWirtschaftsprufer</td><td>Steuerberater:innen und Wirtschaftsprüfer:innen</td></tr><tr><td>arbeiterGueterbefoerderung</td><td>Arbeiter:innen des Güterbeförderungsgewerbes</td></tr><tr><td>angestellteGueterbefoerderung</td><td>Angestellte des Güterbeförderungs- und Kleintransportgewerbes</td></tr><tr><td>arbeiterKleintransport</td><td>Arbeiter:innen des Kleintransportgewerbe</td></tr><tr><td>angestellteWerbungMarketingWien</td><td>Angestellte im Bereich Werbung und Marktkommunikation Wien</td></tr><tr><td>arbeiterGastroWien</td><td>Arbeiter:innen im Bereich Gastro, Wien</td></tr><tr><td>arbeiterGastroSteiermark</td><td>Arbeiter:innen im Bereich Gastro, Steiermark</td></tr><tr><td>angestellteInformationConsulting</td><td>Information und Consulting, Angestellte</td></tr><tr><td>angestellteAerzteInWien</td><td>Angestellte bei Ärzt:innen in Wien</td></tr><tr><td>angestellteAerzteInOoe</td><td>Ordinationsangestellte in Oberösterreich</td></tr><tr><td>nichtAerztlicheOrdinationsangestellteNoe</td><td>Nicht-ärztliche Ordinationsangestellte NÖ</td></tr><tr><td>angestellteVonZahnaerzten</td><td>Angestellte von Zahnärzt:innen</td></tr><tr><td>kvArbeiterBauernNoe</td><td>Arbeiter:innen in bäuerlichen Betrieben des Bundeslandes Niederösterreich</td></tr><tr><td>kvAngestellteBauernNoe</td><td>Angestellte in bäuerlichen Betrieben des Bundeslandes Niederösterreich</td></tr><tr><td>kvTelekomUnternehmen</td><td>Kollektivvertrag für Arbeitnehmer:innen in Telekom-Unternehmen</td></tr><tr><td>haushalt</td><td>Mindestlohntarif für im Haushalt Beschäftigte</td></tr><tr><td>friseure</td><td>Friseurinnen und Friseure</td></tr><tr><td>angestellteRechsantwaelteNoe</td><td>Angestellten bei Rechtsanwält:innen in Niederösterreich</td></tr><tr><td>angestellteBaugewerbe</td><td>Angestellte Baugewerbe und Bauindustrie</td></tr><tr><td>angestellteTankstellen</td><td>Angestellte Garagen-, Tankstellen- und Serviceunternehmungen</td></tr><tr><td>angestellteMetalltechnischeIndustrie</td><td>Metalltechnische Industrie Angestellte</td></tr><tr><td>arbeiterFusspflegerKosmetikerMasseure</td><td>Fußpflege-, Kosmetik- und Massagegewerbe Arbeiter:innen</td></tr><tr><td>arbeiterGastronomieHotellerieNoe</td><td>Hotel- und Gastgewerbe Arbeiter:innen NÖ</td></tr><tr><td>angestellteGastronomieHotellerie</td><td>Hotel- und Gastgewerbe Angestellte Burgenland, Kärnten, Niederösterreich, Oberösterreich, Steiermark</td></tr><tr><td>arbeiterMetallverarbeitendeGewerbe</td><td>Eisen- und Metallverarbeitenden Gewerbe Arbeiter:innen</td></tr><tr><td>angestellteZiviltechniker</td><td>Angestellte bei Ziviltechniker:innen (Architekt:innen und Ingenieurkonsulent:innen/Zivilingenieur:innen)</td></tr><tr><td>swo</td><td>Kollektivvertrag Sozialwirtschaft Österreich (SWÖ)</td></tr><tr><td>handelsarbeiter</td><td>Kollektivvertrag Handelsarbeiter:innen</td></tr><tr><td>arbeiterChemischesGewerbe</td><td>Chemische Gewerbe Arbeiter:innen</td></tr><tr><td>arbeiterGewerblicheForstunternehmen</td><td>Arbeiter:innen und gewerbliche Lehrlinge in den gewerblichen Forstunternehmen Österreichs</td></tr><tr><td>arbeiterArbeitskraefteUeberlassung</td><td>Arbeitskräfteüberlassung Arbeiter:innen</td></tr><tr><td>bauhilfsgewerbe</td><td>KV für das Bauhilfsgewerbe</td></tr><tr><td>arbeiterTapezierer</td><td>KV Tapezierer Arbeiter:innen</td></tr><tr><td>angestellteReisebuero</td><td>Angestellte Reisebüro</td></tr><tr><td>baecker</td><td>Bäcker:in</td></tr><tr><td>angestellteRechtsanwaltskanzleienWien</td><td>KV für Angestellte in Rechtsanwaltskanzleien Wien</td></tr><tr><td>gewerbeHolzUndKunststoffverarbeitung</td><td>Holz- und Kunststoffverarbeitende Gewerbe Österreich</td></tr><tr><td>angestellteAerzteImBurgenland</td><td>KV für Angestellte bei Ärzt:innen, ärztlichen Gruppenpraxen sowie Primärversorgungseinheiten im Burgenland</td></tr><tr><td>arbeiterTischlerUndHolzgestalter</td><td>Tischler und Holzgestalter Arbeiter:innen</td></tr><tr><td>angestellteZahntechnik</td><td>Zahntechniker, Angestellte</td></tr><tr><td>arbeiterZahntechnik</td><td>Zahntechniker, Arbeiter/innen</td></tr><tr><td>angestellteMetallgewerbe</td><td>Kollektivvertrag Metallgewerbe, Angestellte</td></tr><tr><td>arbeiterPersonenbefoerderungsgewerbe</td><td>KV Personenbeförderungsgewerbe, Arbeiter:innen</td></tr><tr><td>arbeiterPersonenbefoerderungsgewerbeVbg</td><td>KV Personenbeförderungsgewerbe Vorarlberg, Arbeiter:innen</td></tr><tr><td>angestellteTaxiMietwagenbranche</td><td>Angestellte der Taxi- und Mietwagenbranche</td></tr></tbody></table><h3>Lohnset per E-Mail</h3><table class="hs-table"><tbody><tr><td> Wert in Dokument</td><td> Entspricht</td></tr><tr><td> 0</td><td> Nein</td></tr><tr><td> 1</td><td> Ja</td></tr></tbody></table><h3>ÖGK Meldungen per E-Mail</h3><table class="hs-table"><tbody><tr><td> Wert in Dokument</td><td> Entspricht</td></tr><tr><td> 0</td><td> Nein</td></tr><tr><td> 1</td><td> Ja</td></tr></tbody></table><h3>Staatsangehörigkeit</h3><p>Kürzel des Staates dem der/die Mitarbeiter:in angehörig ist, im ISO 3166-1 alpha2 Standard. zB “AT” für Österreich.</p><h3>Land</h3><p>Kürzel des Staates in dem der/die Mitarbeiter:in aktuell wohnt, im ISO 3166-1 alpha2 Standard. zB “AT” für Österreich.</p><h3>Fallweise Beschäftigung</h3><table class="hs-table"><tbody><tr><td> Wert in Dokument</td><td> Entspricht</td></tr><tr><td> 0</td><td> Nein</td></tr><tr><td> 1</td><td> Ja</td></tr></tbody></table><h3>Anmeldung durchführen</h3><p>Ob für dieses Dienstverhältnis automatisch eine Anmeldung durchgeführt werden soll. Falls das Dienstverhältnis bereits existiert, und bereits angemeldet ist, oder &quot;Anmeldung stornieren&quot; gesetzt ist, wird keine neue Anmeldung durchgeführt. </p><table class="hs-table"><tbody><tr><td> Wert in Dokument</td><td> Entspricht</td></tr><tr><td> 0</td><td> Nein</td></tr><tr><td> 1</td><td> Ja</td></tr></tbody></table><h3>Anmeldung stornieren</h3><p>Ob für dieses Dienstverhältnis automatisch eine bestehende Anmeldung storniert werden soll. Falls das Dienstverhältnis noch nicht existiert, nicht bereits angemeldet ist, oder bereits storniert wurde, wird kein neuer Storno der Anmeldung durchgeführt. </p><table class="hs-table"><tbody><tr><td> Wert in Dokument</td><td> Entspricht</td></tr><tr><td> 0</td><td> Nein</td></tr><tr><td> 1</td><td> Ja</td></tr></tbody></table><h3>Vorlagen ID Fallweise Beschäftigung</h3><p>Hier kann die bereits in Lohnbot hinterlegte, externe ID einer Vertragsvorlage für Fallweisen Beschäftigungen angegeben werden. Diese wird dann automatisch dem importierten Dienstverhältnis zugewiesen.</p><h3>Stunden Fallweise Beschäftigung - Blöcke 1 bis 5</h3><p>Hier kann ein von der anzuwendenden Vorlage für Fallweise Beschäftigung abweichende Anzahl an Arbeitsstunden angegeben werden, der dann für die Lohnverrechnung herangezogen werden. Bis zu 5 Blöcke sind möglich. Der jeweilige Eintrag wird mit dem passenden Eintrag aus “Stundenlohn Fallweise Beschäftigungen” bewertet.</p><h3>Stundenlohn Fallweise Beschäftigung - Blöcke 1 bis 5</h3><p>Hier kann ein von der anzuwendenden Vorlage für Fallweise Beschäftigung abweichender Stundenlohn angegeben werden, der dann für die Lohnverrechnung herangezogen wird.  Bis zu 5 Blöcke sind möglich. Der jeweilige Eintrag wird mit dem passenden Eintrag aus “Stunden Fallweise Beschäftigung” bewertet.</p><h3>Stundenlohn ist Auszahlungsbetrag</h3><p>Hier kann ein von der anzuwendenden Vorlage für Fallweise Beschäftigung abweichender Wert für die Berechnungsart des Stundenlohns angegeben werden, der dann für die Lohnverrechnung herangezogen wird</p>

Mitarbeiter:innen via CSV importieren

<h2>Was ist eigentlich eine &quot;Aufrollung&quot;?</h2><p>Es kann vorkommen, dass in der Lohnverrechnung eines bereits abgeschlossenen Monats ein Fehler aufgetreten ist. In der Lohnverrechnung können diese Fehler mit Hilfe von &quot;Aufrollungen&quot; korrigiert werden.</p><p>Bei einer Aufrollung wird ein abgeschlossener Monat wieder &quot;geöffnet&quot;, um Änderungen vorzunehmen. Diese Änderungen werden dann zusammen mit dem aktuellen Monat abgeschlossen.</p><p>Als Beispiel: Wenn Sie den Monat Mai abgeschlossen haben und am 7. Juni feststellen, dass Sie einen Fehler gemacht haben, können Sie den Monat Mai &quot;aufrollen&quot; bzw. für Korrekturen öffnen, den Fehler korrigieren und anschließend wieder abschließen. Die Korrektur wird erst mit Abschluss des aktuellen Monats an den/die Mitarbeiter:in und die ÖGK übermittelt.</p><h2>Wie funktioniert eine Aufrollung in Lohnbot?</h2><p>Lohnbot macht es Ihnen leicht, eine Aufrollung durchzuführen und Fehler zu korrigieren. Der erste Schritt besteht darin, zu dem Monat zu navigieren, welcher aufgerollt werden soll:</p><p><img  src="https://s3.amazonaws.com/helpscout.net/docs/assets/5caf92f42c7d3a392f9cf05c/images/610b9a18b55c2b04bf6dba23/file-NUeRnfRFJc.png" style="max-width: 100%; " /></p><p>Im zweiten Schritt muss dieser Monat geöffnet werden:</p><p><img  src="https://s3.amazonaws.com/helpscout.net/docs/assets/5caf92f42c7d3a392f9cf05c/images/610b9b00b55c2b04bf6dba29/file-HwGleySpkH.png" style="max-width: 100%; " /></p><p>Nun können alle gewünschten Änderungen vorgenommen werden. Dies sind z.B. Änderungen im Gehalt, in den Sonderzahlungen oder in den Stammdaten (wie z.B. Stundenänderungen oder Versichertenstatus).</p><p>Ist der Monat nun korrekt abgebildet, muss der Monat wieder abgeschlossen werden:</p><p><img  src="https://s3.amazonaws.com/helpscout.net/docs/assets/5caf92f42c7d3a392f9cf05c/images/610b9b64b37d837a3d0e1087/file-NuMHB2x64B.png" style="max-width: 100%; " /></p><p>Alle Änderungen sind nun gespeichert, können aber weiterhin in der Eingabemaske eingesehen werden. Dort gibt es nun zwei neue Reiter: &quot;Stand vor Aufrollung&quot; und &quot;Differenz durch Aufrollung&quot;.</p><p><img  src="https://s3.amazonaws.com/helpscout.net/docs/assets/5caf92f42c7d3a392f9cf05c/images/610b9bda766e8844fc34dbe3/file-jLspTiwQ8l.png" style="max-width: 100%; " /></p><p>Ändert sich der Auszahlungsbetrag durch Aufrollung, wird dies automatisch im laufenden Monat berücksichtigt.</p>

Aufrollungen/Korrekturen in Lohnbot

<h2>Wann ist eine Änderungsmeldung zu erstatten?</h2><ul><li>Bei einer Änderung von einem geringfügigen zu einem vollversicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnis oder umgekehrt.</li><li>Bei einer Korrektur des Beschäftigungsbereichs (Arbeiterin bzw. Arbeiter, Angestellte bzw. Angestellter, Arbeiterlehrling etc.).</li><li>Bei einem Umstieg von der Abfertigung Alt in das neue Abfertigungssystem nach dem BMSVG.</li><li>Bei Personen, die im Zuge der Arbeitskräfteüberlassung an Bauunternehmen tätig sind und deren Beiträge zur Betrieblichen Vorsorge ausschließlich von der Bauarbeiter-Urlaubs- und Abfertigungskasse (BUAK) eingehoben werden, müssen den Beginn oder das Ende ihrer betrieblichen Vorsorge melden.</li></ul><br><h2>Gibt es eine Meldepflicht?</h2><p>Alle relevanten Änderungen für die Versicherung, die nicht durch die mBGM abgedeckt sind, müssen innerhalb von sieben Tagen gemeldet werden. Trotz der begrenzten Bedeutung solcher Änderungsmeldungen für die Gewährleistung der Datenqualität und die korrekte Beitragsabrechnung (da die wesentlichen Änderungen durch die mBGM erfasst werden), wird derzeit auf die Sanktionierung von Meldeverstößen durch die ÖGK bei verspäteten oder unterlassenen Änderungsmeldungen verzichtet (Siehe <a href="https://www.gesundheitskasse.at/cdscontent/?contentid=10007.864034">Sanktionen</a> Punkt 7.7).</p><br><h3>Was wichtig ist:</h3><ol><li>Änderungsmeldungen, die Beitragszeiträume betreffen, für die bereits eine mBGM übermittelt wurde, werden von der ÖGK nicht verarbeitet.</li><li>Die Aktualisierung persönlicher Daten von Versicherten, wie beispielsweise eine Namensänderung aufgrund von Heirat, basiert einzig auf Mitteilungen der zuständigen Personenstandsbehörden oder wird durch die Einreichung relevanter Dokumente (z.B. Verleihungsurkunden für akademische Grade) durch die Versicherten selbst initiiert. Arbeitgeber sind nicht verpflichtet, solche Änderungen zu melden.</li><li>Für Adressänderungen ist eine eigene Meldung vorgesehen. Diese können nicht mittels Änderungsmeldung vorgenommen werden. Um eine Adressänderung zu übermitteln, geben Sie die neue Wohnadresse des Mitarbeiter/der Mitarbeiterin in den Stammdaten ein. Nach dem speichern wird eine Adressmeldung an die ÖGK übermittelt.</li><li>Eine bereits erstattete Änderungsmeldung lässt sich nicht stornieren. Um erforderliche Korrekturen vorzunehmen, muss eine neue Änderungsmeldung übermittelt werden.</li></ol>

Änderungsmeldung

<p>Zeitdaten können in geöffneten Perioden über das Dreipunkt-Menü im Dasbhoard importiert werden:</p><br><p><img  src="https://s3.amazonaws.com/helpscout.net/docs/assets/5caf92f42c7d3a392f9cf05c/images/6645c3c30aaf8a27e593c389/file-YMYKo7D5JH.png" style="width: 100%; max-width: 100%; " /></p><p><img  src="https://s3.amazonaws.com/helpscout.net/docs/assets/5caf92f42c7d3a392f9cf05c/images/6645c3c8e127f12a7e611ca7/file-cKXtKKlrsh.png" style="width: 100%; max-width: 100%; " /></p><br><h1>Beispiel Import Dokument</h1><p>Ein Beispielhaftes Google Sheet Dokument <a href="https://docs.google.com/spreadsheets/d/1ncYcHWTdQLJs--VHz4mX5aPVFC5ORkmXKiSCb0p-TGE/edit#gid=1936932782">ist hier verfügbar</a>.</p><p>Ein Beispielhaftes CSV <a href="https://drive.google.com/file/d/1kpdd3e9gfjrcH43eX6vG8kdNI3uw1ETe/view?usp=sharing">ist hier zu finden</a>.</p><h1>Lohnarten Konfiguration</h1><p>Lohnbot verwendet eine adaptierbare Lohnarten Konfiguration. Die Standardkonfiguration für Lohnarten und Nichtleistungszeiträume <a href="https://docs.google.com/spreadsheets/d/1KbyYhjhailCS7PZhJsIQ6pCwcSjQrqtXX7DhvuJ7J5I/edit#gid=0">ist hier zu finden</a>.</p><br><p>Sowohl eine Anpassung der numerischen Zuweisung, als auch eine Belegung über diesen Standard hinaus gehender Lohnarten ist möglich, dafür bitten wir um Kontaktaufnahme unter <a href="mailto:support@lohnbot.at">support@lohnbot.at</a>.</p><h1>Dateiformat</h1><ul><li>Csv mit Strichpunkten als Trennzeichen</li><li>UTF-8 Encoding</li><li>Die erste Zeile mit den Spaltenbeschreibungen (Header Zeile)  ist unbedingt mitzuführen</li><li>Die Reihenfolge der Spalten ist unerheblich, die Führung von zusätzlichen Spalten im Dokument ist möglich (falls diese etwa im Export bereits enthalten sind), diese werden dabei ignoriert.</li><li>Jede Zeile entspricht dabei einen Lohnarten Eintrag, oder einen Eintrag für einen Nichtleistungszeitraum</li></ul><br><h1>Hinweis bezüglich Lohnarten</h1><h1>Werden Lohnarten importiert, so geht Lohnbot von einer kompletten Datenlage aus: Die bereits auf den Mitarbeitenden hinterlegten Lohnarten gemäß der Standardkonfiguration  werden mit denen in der Datei verglichen, und etwaige bereits angelegte Lohnarten, die nicht in der Datei aufgelistet sind, werden aus dem Lohnbot Datenbestand entfernt. Dies trifft in der Standardkonfiguration auf folgende Lohnarten zu :</h1><p>Überstunden (sowohl Regulär als auch S/N/F)</p><ul><li>Vorschlüsse</li><li>Sonstige Zulagen</li><li>Sonstige Abzüge</li><li>Sämtliche Diäten</li></ul><h1>Hinweis bezüglich Nichtleistungszeiträumen</h1><p>Werden Nichtleistungszeiträume importiert, so geht Lohnbot von einer kompletten Datenlage aus: Die bereits auf den Mitarbeitenden hinterlegten Zeiträume werden mit denen in der Datei verglichen, und etwaige bereits angelegte Zeiträume, die nicht in der Datei aufgelistet sind, werden aus dem Lohnbot Datenbestand entfernt.</p><h1>Feldbeschreibungen</h1><h3>Basisfelder zwecks Zuordnung</h3><p>Die folgenden Felder sind immer anzuführen:</p><br><ul><li><p>Monat</p><p>Periode, in die die Daten übernommen werden sollen.</p><p>Numerischer Wert beginnend bei 1 für Jänner.</p></li><li><p>Mitarbeiter</p><p>Name des Mitarbeitenden, für den die Daten importiert werden sollen, im Format “Nachname Vorname”.</p><br><p>Falls in dem Unternehmen eine externe ID für Mitarbeitende geführt wird, ist auch die Angabe dieser ID statt des Namens möglich.</p></li></ul><br><h3>Import von Lohndaten</h3><p>Für jede zu importierende Lohnart, ist eine eigene Zeile mit den folgenden Feldern zu verwenden:</p><br><ul><li><p>Lohnart</p><p>Numerischer Wert, zu entnehmen aus der entsprechenden Unternehmenskonfiguration, oder der <a href="https://docs.google.com/spreadsheets/d/1ncYcHWTdQLJs--VHz4mX5aPVFC5ORkmXKiSCb0p-TGE/edit#gid=1936932782">Standardkonfiguration</a>.</p></li><li><p>Menge</p><p>Numerischer Wert für jene Lohnarten, die keinen Absolutbetrag, sondern eine Stunden oder Einheiten basierte Berechnung erfordern. Welches Feld zu verwenden ist, ist in der Spalte “Zusatzfeld” aus der Standardkonfiguration zu entnehmen.</p></li><li><p>Betrag</p><p>Numerischer Wert für jene Lohnarten, die einen Absolutbetrag erfordern.  Welches Feld zu verwenden ist, ist in der Spalte “Zusatzfeld” aus der Standardkonfiguration zu entnehmen.</p></li></ul><h3>Import von Nichtleistungszeiträumen</h3><p>Im Falle eines NLZ Imports, ist jeder Zeitraum in einer eigenen Zeile mit den folgenden Feldern zu verwenden:</p><br><ul><li><p>NLZ Art</p><p>Numerischer Wert, zu entnehmen aus der entsprechenden Unternehmenskonfiguration oder des Tabs “Nichtleistungs Zeiträume” aus der <a href="https://docs.google.com/spreadsheets/d/1KbyYhjhailCS7PZhJsIQ6pCwcSjQrqtXX7DhvuJ7J5I/edit#gid=1448548979">Standardkonfiguration</a>.</p></li><li><p>Von Datum</p><p>Erster Tag des Nichtleistungszeitraums, im Format DD.MM.YYYY, also etwa 11.03.2024</p></li><li><p>Bis Datum</p><p>Letzter Tag des Nichtleistungszeitraums, im Format DD.MM.YYYY, also etwa 18.03.2024</p></li></ul>

Zeitdaten importieren

<h1>Ein Jahreslohnkonto bei Lohnbot erstellen</h1><p>Bei Lohnbot haben Sie die Möglichkeit Jahreslohnkonten für Dienstnehmende und das Unternehmen sowie in verschiedenen Formaten zu erstellen.</p><br><p>Sämtliche Lohnkonten können nur aus bereits abgeschlossenen Monaten heraus erstellt werden. Das Lohnkonto wird für jenes Kalenderjahr erstellt, aus dem heraus es erstellt wird.</p><br><h2>Gesammeltes Dienstnehmer:innenlohnkonto und Unternehmenslohnkonto</h2><p>1) Öffnen Sie das Dreipunktmenü im Dashboard:</p><p><img src="https://s3.amazonaws.com/helpscout.net/docs/assets/5caf92f42c7d3a392f9cf05c/images/6819e7f0437ce16c8b7cbcb3/file-a3CyXthEXz.png" style="width: 740px; " /></p><p>2) Wählen Sie die Option &quot;Lohnkonten erstellen&quot;:</p><p><img src="https://s3.amazonaws.com/helpscout.net/docs/assets/5caf92f42c7d3a392f9cf05c/images/6819e8ee284c470d82caea87/file-xOjzB6AtNY.png" style="max-width: 100%; " /></p><p>3) Geben Sie die Parameter für die Erstellung der Lohnkonten an:</p><p><img src="https://s3.amazonaws.com/helpscout.net/docs/assets/5caf92f42c7d3a392f9cf05c/images/681a1dd1271d6a719f042c2b/file-MHHEXAZem5.png" style="max-width: 100%; " /></p><p>4) Im Archich steht das gesammelte Mitarbeiter:innenlohnkonto sowie das Unternehmenslohnkonto zum Download bereit.</p><p><img src="https://s3.amazonaws.com/helpscout.net/docs/assets/5caf92f42c7d3a392f9cf05c/images/681a1fb7b0ed1a7dba065964/file-f1TCkFCcQH.png" style="max-width: 100%; " /></p><h2>Einzelne Mitarbeiter:innenlohnkonten</h2><p>1) Öffnen Sie das Dreipunktmenü des Mitarbeiters/Dienstvertrags:</p><p><img src="https://s3.amazonaws.com/helpscout.net/docs/assets/5caf92f42c7d3a392f9cf05c/images/681a21806def947f6df58864/file-lsO7cPvOz6.png" style="max-width: 100%; " /></p><p>2) Wählen Sie die Option Lohnkonto für Dienstvertrag erstellen:</p><p><img src="https://s3.amazonaws.com/helpscout.net/docs/assets/5caf92f42c7d3a392f9cf05c/images/681a21ae1420ce07ab841fde/file-kOF6e8fp3h.png" style="max-width: 100%; " /></p><p>3) Das Lohnkonto steht in PDF und CSV Format im Archiv zum Download zur Verfügung.</p><br><p>Im Dashboard finden Sie zudem die Möglichkeit, sich das Mitarbeiterlohnkonto über den Tab &quot;Lohnkonto&quot; direkt im Dashboard anzeigen zu lassen:</p><p><img src="https://s3.amazonaws.com/helpscout.net/docs/assets/5caf92f42c7d3a392f9cf05c/images/681a2351b0ed1a7dba065978/file-4W1Oyv2qZh.png" style="max-width: 100%; " /></p><h2><strong>Was sind Lohnkonten?</strong></h2><p>Ein Lohnkonto ist eine gesetzlich vorgeschriebene Aufzeichnung, die der Arbeitgeber für jeden Arbeitnehmer führen muss – auch für geringfügig, vorübergehend oder beschränkt steuerpflichtig Beschäftigte. Es dokumentiert alle relevanten Daten für die Lohnverrechnung und dient als Nachweis gegenüber Behörden.</p><h2><strong>Was muss ein Lohnkonto beinhalten?</strong></h2><p>Die Lohnkontenverordnung regelt die Pflichtangaben. Dazu zählen insbesondere:</p><ul><li>Name, Wohnsitz und Versicherungsnummer des Arbeitnehmers</li><li>Angaben zu Familienbonus, Alleinverdiener-/Alleinerzieherabsetzbetrag und Kinderzuschlägen (inkl. Name und Versicherungsnummer der betroffenen Personen)</li><li>Sozialversicherungsträger und zuständige Gemeinde</li><li>Lohnzahlungszeitraum und Zahltag</li><li>Höhe der Bezüge, Abzüge (Lohnsteuer, Sozialversicherung), beitragsrechtliche Grundlagen</li><li>Arbeitgeberbeiträge (z.B. Pensionskassen, E-Card, Betriebsratsumlage)</li><li>Angaben zu steuerfreien und steuerpflichtigen Bezügen, Pendlerpauschale, Werbungskostenpauschale</li><li>Sonderzahlungen, rückverrechnete Bezüge, Freibeträge</li></ul><h2><strong>Wo ist das geregelt?</strong></h2><p>Die Führung und der Inhalt der Lohnkonten sind im Einkommensteuergesetz (§ 76 EStG) und detailliert in der Lohnkontenverordnung 2006 festgelegt.</p>

Jahreslohnkonto

<h1>Väterfrühkarenz (Papamonat) für einen Mitarbeiter hinterlegen - Schritt für Schritt erklärt</h1><p>1) Wählen Sie im Dreipunktmenü des Mitarbeiters die Option &quot;Mutterschutz/Karenzen verwalten&quot;:</p><p><img src="https://s3.amazonaws.com/helpscout.net/docs/assets/5caf92f42c7d3a392f9cf05c/images/6819db53c984dd29595f469a/file-SYvTFKicbr.png" style="max-width: 100%; " /></p><p>2) Wählen Sie unter Status &quot;Väterfrühkarenz (Papamonat)&quot; und geben Sie den Zeitraum des Papamonats ein:</p><p><img src="https://s3.amazonaws.com/helpscout.net/docs/assets/5caf92f42c7d3a392f9cf05c/images/6819dba7c984dd29595f469f/file-CzKNRjS4ep.png" style="max-width: 100%; " /></p><p>Nach dem Speichern öffnet sich automtisch das Abmeldeformular.</p><p><img src="https://s3.amazonaws.com/helpscout.net/docs/assets/5caf92f42c7d3a392f9cf05c/images/6819dc0ae0ee5714d1159480/file-KcZ85e9Xrw.png" style="max-width: 100%; " /></p><p>Die Abmeldung für die Väterfrühkarenz ist mit dem Abmeldegrund &quot;SV Ende - Beschäftigung aufrecht&quot; durchzuführen. Sämtliche Daten werden vorausgefüllt und die Abmeldung ist von Ihnen nur noch zu bestätigen.</p><br><h2>Was ist bei Wiedereintritt nach Ende der Väterkarenz zu beachten?</h2><ol><li>Legen Sie für Ihren Mitarbeiter ein neues Dienstverhältnis an und führen Sie die Anmeldung durch.</li><li>Die dienstzeitabhängigen Ansprüche für diese Beschäftigung sind manuell anzupassen. Auch wenn die Anmeldung mit dem Datum nach Ende der Väterfrühkarenz erfolgt, ist der Beschäftigungsbeginn weiterhin das ursprüngliche Eintrittsdatum.<ol><li>In der Krankenstandsverwaltung sowie in der Urlaubsverwaltung ist das ursprüngliche Eintrittsdatum einzutragen. Urlaubsansprüche und das EFZ-Kontingent für den Krankenstand sind entsprechend anzupassen. In der Regel besteht für die Zeit des Papamonats kein Urlaubsanspruch (außer der Kollektivvertrag sieht etwas anderes vor).</li><li>Für die Zeit des Papamonats besteht kein Anspruch auf Sonderzahlungen (außer der Kollektivvertrag sieht etwas anderes vor). Wenn die Sonderzahlungen nicht bereits vor Antritt des Papamonats aliquot ausbezahlt wurden, sind die Sonderzahlungen manuell zu berechnen.</li></ol></li></ol><br><h2 id="kurzzusammenfassung-was-ist-der-papamonat">Was ist der Papamonat?</h2><p>Der Papamonat ist eine gesetzlich geregelte (Väter-Karenzgesetz), einmalige Dienstfreistellung für unselbstständig erwerbstätige Väter (oder den zweiten Elternteil bei gleichgeschlechtlichen Paaren) anlässlich der Geburt ihres Kindes. Er dauert einen Monat und kann ab dem Tag nach der Geburt bis spätestens zum Ende des Mutterschutzes der Mutter konsumiert werden. Während des Papamonats zahlt der Arbeitgeber kein Entgelt</p>

Väterfrühkarenz (Papamonat)

<h2>So hinterlegen Sie einen Mutterschutz bei Lohnbot</h2><p>1) Wählen Sie im Dreipunktmenü des Dienstverhältnisses der Mitarbeiterin die Option &quot;Mutterschutz/Karenzen verwalten&quot;.</p><p><img src="https://s3.amazonaws.com/helpscout.net/docs/assets/5caf92f42c7d3a392f9cf05c/images/6819cac0e95e2f3abdaf3bcf/file-0e53fqCOkK.png" style="max-width: 100%; " /></p><p>2) Wählen Sie im Modal den Status &quot;Mutterschutz&quot; und hinterlegen Sie den geplanten Geburtstermin:</p><p><img src="https://s3.amazonaws.com/helpscout.net/docs/assets/5caf92f42c7d3a392f9cf05c/images/6819cb34e95e2f3abdaf3bd1/file-rZMqI90W2i.png" style="max-width: 100%; " /></p><p>Sobald Sie den geplanten Geburtstermin eingetragen haben, berechnet Lohnbot die Bemessungsgrundlage für die fiktive BV, die der werdenden Mutter während der Schutzfrist zusteht, automatisch. Lohndaten für einen Mutterschutz können nur berechnet werden, wenn der Beginn des Mutterschutzes im aktuellen Abrechnungszeitraum liegt. Lohnbot empfiehlt daher <b>den Mutterschutz erst in dem Monat einzutragen, in dem der Mutterschutz beginnt.</b></p><p>Andernfalls muss dieser im Monat des Beginns des Mutterschutzes nochmals bearbeitet werden.</p><br><p>3) Speichern Sie den Mutterschutz.</p><p><img src="https://s3.amazonaws.com/helpscout.net/docs/assets/5caf92f42c7d3a392f9cf05c/images/6819ccbadb3b6a690b553591/file-OhT8IOhbIz.png" style="max-width: 100%; " /></p><p>4) Um die A+E Wochengeld zu erstellen, wählen Sie erneut die Option &quot;Mutterschutz/Karenzen verwalten&quot; und klicken Sie anschließend auf &quot;Arbeits- und Entgelbestätigungs Formular öffnen&quot;:</p><p><img src="https://s3.amazonaws.com/helpscout.net/docs/assets/5caf92f42c7d3a392f9cf05c/images/6819cda7c984dd29595f4665/file-PfTZe33LAG.png" style="max-width: 100%; " /></p><p>Diese Meldung wird notwendig, sobald der Versicherungsfall der Mutterschaft eintritt, und setzt voraus, dass die Versicherte einen Anspruch auf Wochengeld durch ihre Krankenversicherung hat.</p><br><p>5) Über &quot;Mutterschutzbestätigung erstellen&quot; können Sie die Mutterschaftsmeldung an das Arbeitsinspektorat erstellen:</p><p><img src="https://s3.amazonaws.com/helpscout.net/docs/assets/5caf92f42c7d3a392f9cf05c/images/6819ce50e0ee5714d1159442/file-7TRmxqByYQ.png" style="max-width: 100%; " /></p><p>Weitere Informationen finden Sie im Artikel <a href="https://lohnbot.helpscoutdocs.com/article/171-arbeitsinspektoratsmeldung-schwangerschaft">Arbeitsinspektoratsmeldung Schwangerschaft</a>.</p><h2>Pflichten des Dienstgebers bei Mutterschaft einer Mitarbeiterin</h2><ul><li><strong>Meldung an das Arbeitsinspektorat:</strong> Die Schwangerschaft muss <a href="https://lohnbot.helpscoutdocs.com/article/171-arbeitsinspektoratsmeldung-schwangerschaft">dem zuständigen Arbeitsinspektorat gemeldet werden</a>.</li><li><strong>Mutterschutzevaluierung:</strong> Überprüfung des Arbeitsplatzes auf Gefährdungen und ggf. Anpassung der Arbeitsbedingungen.</li><li><strong>Kündigungsschutz:</strong> Ab Bekanntgabe der Schwangerschaft bis vier Monate nach der Geburt besteht ein besonderer Kündigungs- und Entlassungsschutz.</li><li><strong>Lohnverrechnung:</strong> Während des Mutterschutzes (acht Wochen vor und nach der Geburt, bei Sonderfällen länger) ruht das Arbeitsverhältnis, das Entgelt wird durch das Wochengeld der Krankenkasse ersetzt.</li></ul><h2>A+E Wochengeld – was ist das und was ist zu tun?</h2><ul><li><p><strong>Arbeits- und Entgeltbestätigung (A+E) für Wochengeld:</strong></p><p>Der Dienstgeber muss eine sogenannte Arbeits- und Entgeltbestätigung (A+E) für Wochengeld ausstellen. Diese Bestätigung enthält Angaben zum durchschnittlichen Nettoarbeitsverdienst der Mitarbeiterin aus den letzten drei Kalendermonaten vor Beginn des Mutterschutzes.</p></li><li><p><strong>Übermittlung an die ÖGK:</strong></p><p>Die A+E Wochengeld muss ehestmöglich elektronisch (über ELDA) an die Österreichische Gesundheitskasse (ÖGK) gesendet werden. Eine Abschrift ist der Mitarbeiterin auszuhändigen. Nach Übermittlung der A+E Wochengeld finden Sie die Abschrift im Archiv. Für den Fall, dass ÖGK Meldungen direkt an die Mitarbeiterin gesendet werden, erhält diese die Abschrift automatisch.</p></li><li><p><strong>Zweck:</strong></p><p>Die ÖGK berechnet auf Basis dieser Bestätigung die Höhe des Wochengeldes, das als Ersatz für das entfallende Einkommen während des Mutterschutzes dient.</p></li></ul>