Lohnbot übernimmt für Sie folgende Jahresmeldungen automatisch:<ul><li>Ende Dezember: Arbeitsstättenmeldung an die Statistik Austria.</li><li>Ende Februar: Übermittlung der Jahreslohnzettel L16 und E18 (freie Dienstnehmer:innen) an das Finanzamt.</li><li>Ende März: Übermittlung der Kommunalsteuererklärung an das Finanzamt sowie der Wiener Dienstgeberabgabenerklärung (U-Bahnsteuer) an die BA 33.</li></ul> Bitte stellen Sie sicher, dass vor dem Zeitpunkt der Übermittlung folgende Daten in den Lohndaten korrekt hinterlegt sind:<ul><li>Arbeitsstätte (Arbeitsstättenmeldung an die Statistik Austria),</li><li>Steuernummer (Jahreslohnzettel und Kommunalsteuererklärung),</li><li>Kommunalsteuernummer (Kommunalsteuererklärung),</li><li>Wiener DGA Kontonummer (Wiener DGA Erklärung).</li></ul>

Jahresmeldungen

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Eine Sozialversicherungsnummer kann bei der ÖGK angefordert werden wenn<ul><li>die zu meldende Person über keine österreichische Sozialversicherungsnummer verfügt</li><li>oder für die zu meldende Person zwar bereits eine Sozialversicherungsnummer vergeben wurde, diese aber nicht bekannt ist.</li></ul>Für ausländische Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die erstmalig in Österreich eine Tätigkeit aufnehmen und daher noch keine Versicherungsnummer besitzen, muss diese spätestens im Rahmen der elektronischen Anmeldung angefordert werden. Die Beantragung erfolgt elektronisch durch das Einreichen einer Meldung zur Anforderung einer Versicherungsnummer.Die Anforderung der Sozialversicherungsnummer kann zeitgleich mit der Anmeldung erfolgen. Nach Erhalt der Sozialversicherungsnummer informiert Sie Lohnbot per E-Mail. Vorausgesetzt Lohnbot erhält <a href="https://www.gesundheitskasse.at/cdscontent/load?contentid=10008.727676&amp;version=1686634983">Clearingverständigungen via E-Mail</a> für Ihr Unternehmen von der ÖGK, wird die SV-Nummer automatisch in den Stammdaten der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters hinterlegt.

Anforderung der Sozialversicherungsnummer

Die Arbeitsstätte ist ein Unternehmen an einem räumlich festgelegten Ort. Es kann sich jedoch auch nur um einen Teil eines Unternehmens handeln.An diesem Ort werden Wirtschaftstätigkeiten von mindestens einer Person für ein Unternehmen durchgeführt.Arbeitsstätten können sich in Häusern, Wohnungen (z.B. Ärzte) oder auch außerhalb dieser (z.B. Schottergruben) befinden. Mobile Verkaufsstände sowie Baustellen sind nicht als Arbeitsstätte definiert. Es ist die Adresse jener Arbeitsstätte anzugeben, bei der Mitarbeitende tatsächlich als Beschäftigte geführt werden und nicht dort, wo sie ihre Arbeit verrichten, unabhängig von der Dauer der Tätigkeit in der zugewiesenen Arbeitsstätte. Auch für Beschäftigte mit wechselnden Arbeitsorten (Außendienst, Montage etc.) ist die Adresse jener Arbeitsstätte anzugeben, der sie am Stichtag organisatorisch zugehörten, z.B. die regionale Niederlassung, von der aus die Arbeitseinteilung vorgenommen wird.Daher gilt z. B. für die Arbeitskräfteüberlassung oder Beschäftigte im Bauwesen die Adresse der tatsächlichen Anstellung als Arbeitsstätte, nicht etwa die Adresse an der sie gerade ihre Arbeit verrichten. Auch für Beschäftigte mit wechselnden Arbeitsorten (z.B. Montage, Außendienst) gilt die Niederlassung von der aus die Arbeitseinteilung stattfindet, als Arbeitsstätte.Werden mehrere Gebäude an der selben Adresse von einem Unternehmen genutzt, gilt dies als eine Arbeitsstätte. Werden jedoch mehrere Gebäude mit unterschiedlichen Adressen (auch unterschiedliche Hausnummern) von einem Unternehmen genutzt, so gelten diese als mehrere Arbeitsstätten, die Dienstnehmer:innen müssen somit der richtigen Arbeitsstätte zugeteilt werden.In Einkaufszentren oder Gewerbeparks sind die einzelnen mittels Angabe eines Tops zu unterteilen, wobei jeder Top eine eigene Arbeitsstätte darstellt.<h3>Arbeitsstättenmeldung an die Statistik Austria</h3>Zum Stichtag, dem 31.12. eines Jahres bzw. am letzten Beschäftigungstages ist die Adresse der Arbeitsstätte im Rahmen der Lohnzettelmeldung anzugeben. Weitere Informationen zu den Jahresmeldungen bei Lohnbot finden Sie im <a href="https://lohnbot.helpscoutdocs.com/article/170-jahresmeldungen" target="_blank">Helptext Jahresmeldungen</a>.

Arbeitsstätte

Bei Beendigung eines Dienstverhältnisses besteht die Möglichkeit, einem/einer Dienstnehmer:in eine freiwillige Abfertigung auszuzahlen. Der freiwillige Charakter entsteht, indem die freiwillige Abfertigung auf keine lohngestaltende Vorschrift (gesetzliche oder kollektivvertragliche Regelung) Bezug nimmt.Für die freiwillige Abfertigung ist kein<ul><li>Sozialversicherungsbeitrag,</li><li>Dienstgeber:innenbeitrag,</li><li>Zuschlag zum Dienstgeber:innenbeitrag und</li><li>keine Kommunalsteuer zu entrichten.</li></ul>Freiwillige Abfertigungen sind in der Lohnsteuer wie ein laufender Bezug zu versteuern und haben keinen Einfluss auf das Jahressechstel.WichtigDie vollversteuerte freiwillige Abfertigung ist nur für Dienstnehmer:innen anzuwenden, die im &quot;Abfertigungssystem neu&quot; sind. Für Dienstnehmer:innen, deren Dienstverhältnis vor dem 01.01.2003 begonnen hat und die sich noch zur Gänze im alten Abfertigungssystem befinden ist eine begünstigte Besteuerung anzuwenden. Sollten Sie eine freiwillige Abfertigung an einen/eine Dienstnehmer:in auszahlen wollen, die/der sich noch im &quot;Abfertigungssystem alt&quot; befindet, wenden Sie sich bitte an den Support.

Freiwillige Abfertigung, vollversteuert

Bei dieser Lohnart handelt es sich um einen Nettoabzug. Die Lohnart &quot;Sonstige Abzüge&quot; kann u.a. für Bußgelder oder einen den/die Dienstnehmer:in betreffenden Schadensersatz verwendet werden.

Sonstige Abzüge

<h3>Wann ist eine Änderungsmeldung zu erstatten?</h3><ul><li>Bei einer Änderung von einem geringfügigen zu einem vollversicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnis oder umgekehrt.</li><li>Bei einem Umstieg von der Abfertigung Alt in das neue Abfertigungssystem nach dem BMSVG.</li><li>Bei Personen, die im Zuge der Arbeitskräfteüberlassung an Bauunternehmen tätig sind und deren Beiträge zur Betrieblichen Vorsorge ausschließlich von der Bauarbeiter-Urlaubs- und Abfertigungskasse (BUAK) eingehoben werden, müssen den Beginn oder das Ende ihrer betrieblichen Vorsorge melden.</li><li>Bei einer Korrektur des Beschäftigungsbereichs (Arbeiterin bzw. Arbeiter, Angestellte bzw. Angestellter, Arbeiterlehrling etc.).</li></ul> <h3>Gibt es eine Meldepflicht?</h3>Alle relevanten Änderungen für die Versicherung, die nicht durch die mBGM abgedeckt sind, müssen innerhalb von sieben Tagen gemeldet werden. Trotz der begrenzten Bedeutung solcher Änderungsmeldungen für die Gewährleistung der Datenqualität und die korrekte Beitragsabrechnung (da die wesentlichen Änderungen durch die mBGM erfasst werden), wird vorerst auf die Sanktionierung von Meldeverstößen durch die ÖGK bei verspäteten oder unterlassenen Änderungsmeldungen verzichtet (Siehe <a href="https://www.gesundheitskasse.at/cdscontent/?contentid=10007.864034">Sanktionen</a> Punkt 7.7). <h3>Was wichtig ist</h3><ol><li>Änderungsmeldungen, die Beitragszeiträume betreffen, für die bereits ein mBGM übermittelt wurde, werden von der ÖGK nicht verarbeitet.</li><li>Die Aktualisierung persönlicher Daten von Versicherten, wie beispielsweise eine Namensänderung aufgrund von Heirat, basiert einzig auf Mitteilungen der zuständigen Personenstandsbehörden oder wird durch die Einreichung relevanter Dokumente (z.B. Verleihungsurkunden für akademische Grade) durch die Versicherten selbst initiiert. Arbeitgeber sind nicht verpflichtet, solche Änderungen zu melden.</li><li>Für Adressänderungen ist eine eigene Meldung vorgesehen. Diese können nicht mittels Änderungsmeldung vorgenommen werden.</li><li>Bei Änderungen der Tarifgruppe innerhalb eines Monats muss die mBGM entsprechend der relevanten Tarifgruppen angefertigt werden. Wenn beispielsweise ein Lehrverhältnis im Laufe des Monats endet und die Person anschließend als Arbeiter oder Arbeiterin weiterbeschäftigt wird, müssen in der mBGM beide Tarifgruppen - für Lehrlinge und für reguläre Arbeiter - angegeben werden. Aufgrund des Wechsels in der Abrechnung sind zwei Tarifabschnitte in der mBGM erforderlich. Das Feld für den Beginn der Abrechnung (Tag), auch als &quot;Ab-Datum&quot; bekannt, muss für jede Tarifgruppe korrekt ausgefüllt werden. Eine gesonderte Änderungsmeldung ist dabei nicht notwendig.</li><li>Eine bereits erstattete Änderungsmeldung lässt sich nicht stornieren. Um erforderliche Korrekturen vorzunehmen, muss eine neue Änderungsmeldung übermittelt werden.</li></ol>

Änderungsmeldung

Die Tätigkeit eines GmbH-Gesellschafters als Geschäftsführer kann umsatzsteuerpflichtig sein, wenn er diese Tätigkeit selbstständig ausübt.Ob die Tätigkeit als Gesellschafter-Geschäftsführer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes selbstständig ist, hängt von der Höhe der Beteiligung und speziellen vertraglichen Vereinbarungen (wie Sperrminorität oder Syndikatsvereinbarung) ab. Bei einer Beteiligung von 50 % oder mehr, oder bei einer Sperrminorität bei einer Beteiligung von weniger als 50 %, wird der Gesellschafter-Geschäftsführer unternehmerisch tätig. Ist die Weisungsfreiheit nicht schon durch die gesellschaftsrechtliche Situation gegeben, muss die Art des Beschäftigungsverhältnisses geprüft werden.Umsatzsteuerpflicht besteht, wenn der Geschäftsführer aufgrund eines freien Dienstvertrags (also weisungsfrei), eines Werkvertrags oder eines Auftrags tätig wird. Bei Unternehmereigenschaft sind die Vergütungen umsatzsteuerpflichtig und der Geschäftsführer kann Vorsteuerbeträge abziehen. Er kann jedoch auch als Nichtunternehmer behandelt werden, was bedeutet, dass er keine Umsatzsteuer abführen und keine Vorsteuer geltend machen muss. Diese Wahlmöglichkeit erleichtert die Verwaltung. <blockquote>2.1.4. Gesellschafter[...] Der Gesellschafter-Geschäftsführer einer GesmbH ist als selbständig und somit als Unternehmer anzusehen, wenn aufgrund der Höhe seines Geschäftsanteiles (50% oder mehr) oder aufgrund gesellschaftsrechtlicher Sonderbestimmungen (Sperrminorität) Gesellschafterbeschlüsse gegen seinen Willen nicht zustande kommen können (siehe zB VwGH 9.12.1980, 1666/79, 2223/79, 2224/79 und VwGH 18.9.1996, 96/15/0121). Aus Gründen der Verwaltungsvereinfachung kann jedoch auch ein Gesellschafter- Geschäftsführer einer GmbH hinsichtlich dieser Tätigkeit wie ein Gesellschafter-Geschäftsführer einer Personengesellschaft, somit als Nichtunternehmer, behandelt werden (vgl. EuGH 18.10.2007, Rs C-355/06 &quot;van der Steen&quot;).Umsatzsteuerrichtlinien 2000, Kennzahl 184</blockquote> Ein Geschäftsführer einer GmbH, der kein Gesellschafter ist, steht in einem Dienstverhältnis zur GmbH und ist nicht selbstständig tätig. Er ist in die Gesellschaft integriert und unterliegt deren Weisungen. In solchen Fällen ist die Vergütung des Geschäftsführers nicht umsatzsteuerpflichtig.

Geschäftsführer:innenbezug inkludiert Umsatzsteuer

Grundsätzlich sind Dienstgeber:innen im Falle einer Arbeitsunfähigkeit des/der Dienstnehmer:in verpflichtet Entgeltfortzahlung zu leisten.Sind folgende Punkte gegeben, gelten Dienstgeber:innen als anspruchsberechtigt einen Zuschuss zur Entgeltfortzahlung zu beantragen:<ul><li>Es werden durchschnittlich nicht mehr als 50 Dienstnehmer:innen beschäftigt (hier gilt der Jahresdurchschnitt vor Beginn der Entgeltfortzahlung).</li><li>Die Dienstnehmer:innen sind bei der AUVA versichert.</li><li>Die Dauer der Arbeitsunfähigkeit beläuft sich auf drei (bei Unfällen) bzw. zehn (bei Krankheit) aufeinanderfolgenden Tagen.</li><li>Der/Die Dienstgeber:in muss das Entgelt fortlaufend bezahlt haben.</li></ul>Die Höhe des Zuschusses beträgt für Betriebe mit durchschnittlich weniger als 50 Dienstnehmer :innen 50% zuzüglich eines Sonderzahlungszuschlags in der Höhe von 8,34% des tatsächlich fortgezahlten Entgeltes (ohne Sonderzahlungen). Betriebe mit durchschnittlich weniger als 10 Dienstnehmer:innen erhalten einen Zuschuss in der Höhe von 75% zuzüglich eines Sonderzahlungszuschlags in der Höhe von 12,51% des tatsächlich fortgezahlten Entgeltes (ohne Sonderzahlungen).Begrenzt ist die maximale Höhe des Zuschusses mit dem Eineinhalbfachen der täglichen Höchstbeitragsgrundlage (2024: EUR 303,00).Der Zuschuss gebührt ab dem ersten Tag der Entgeltfortzahlung für maximal 42 Tage pro Kalender- bzw. Arbeitsjahr. Bei Krankheit muss eine ununterbrochene Dauer der Entgeltfortzahlung von drei Tagen und bei Unfällen von zehn Tagen gegeben sein.Der Zuschuss zur Entgeltfortzahlung wird nur auf Antrag nach Ende der Entgeltfortzahlung gewährt und muss innerhalb von 3 Jahren nach Beginn der Entgeltfortzahlung entweder mittels ELDA oder schriftlich mit ausgefüllten Antrag per Mail, Post oder Fax an die zuständige AUVA Stelle gestellt werden.Innerhalb von zwei Wochen nach Prüfung der Anspruchsberechtigung kommt der Zuschuss zur Auszahlung.Es kann zu einer Rückforderung des Zuschusses seitens der AUVA kommen, wenn unrichtige oder unvollständige Angaben gemacht wurden.Für die Antragstellung besteht eine Frist von drei Jahren jeweils ab Beginn einer geleisteten Entgeltfortzahlung.Der Zuschuss auf Entgeltfortzahlung bei LohnbotSobald die Mindestdauer eines Krankenstandes von Lohnbot erkannt wird, werden Sie im Dashboard beim jeweiligen Dienstnehmer auf die Möglichkeit der Antragsstellung hingewiesen. In der Krankenstandsverwaltung finden Sie den Button &quot;AUVA Formular&quot;, mit dem Sie den Antrag auf Zuschuss zur Entgeltfortzahlung stellen können.Stand: Jänner 2024

Zuschuss nach Entgeltfortzahlung bei Unfall oder Krankheit

Diese Funktion ermöglicht es Unternehmen, eine Vorlage für ihre monatliche Abschlussmail einzurichten, die anstelle der Standard Gehaltsabrechnungsemail gesendet wird. Der E-Mail-Anhang bleibt unverändert; nur der E-Mail-Inhalt wird angepasst. Der Anhang enthält standardmäßig die gesammelten Lohnzettel für den Abrechnungszeitraum, das Auszahlungsjournal, sowie Buchhaltungsdateien im CSV- und PDF-Format. Derzeit ist diese Funktion nur für Monatsabschluss E-Mails verfügbar. Wenn Ihr Unternehmen separate E-Mails für Buchhaltungsdateien und monatliche Abschlüsse konfiguriert hat, bleibt die Buchhaltunsemail unverändert, die Vorlage gilt nur für die Monatsabschluss E-Mail. Die E-Mail wird an die in den Firmenstammdaten hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet. Der E-Mail-Betreff enthält den Firmennamen und den aktuellen Abrechnungszeitraum. Das Format lautet wie folgt:Firmenname - Ihre Gehaltsabrechnung für den Abrechnungszeitraum (zum Beispiel: Musterfirma - Ihre Gehaltsabrechnung für September 2023). Bitte löschen Sie zu Beginn Ihrer Einrichtung den gesamten hinterlegten Text aus der Vorlage und fügen Sie dann den gewünschten Text ein. Der hinterlegte Text dient nur Ihrer Referenz und würde andernfalls mit der E-Mail gesendet werden. <h2>Platzhalter</h2>Wenn Sie den Abrechnungszeitraum der Lohnverrechnung in Ihre Vorlage aufnehmen möchten, können Sie dies mithilfe eines Platzhalters tun. Wenn Sie den Platzhalter {{Periode}} (inklusive der geschwungenen Klammern) verwenden, wird Lohnbot diesen in der versendeten E-Mail durch den entsprechenden Abrechnungszeitraum ersetzen. Beispiel: Wenn Ihr Unternehmen sich im Abrechnungszeitraum April 2023 befindet und Sie folgenden Satz in Ihrer Vorlage haben: &quot;Im Anhang finden Sie die Gehaltsabrechnung für den Monat {{Periode}}.&quot; Dann wird in der Monatsabschluss E-Mail für April Folgendes stehen:&quot;Im Anhang finden Sie die Gehaltsabrechnung für den Monat April 2023.&quot; Das Gleiche gilt für den Firmennamen. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie mehrere Unternehmen verwalten und dieselbe Vorlage verwenden möchten. Der Platzhalter hierfür lautet {{Firmenname}}.Beachten Sie: Sie müssen die Funktion für jedes Unternehmen einzeln aktivieren und den Text in die jeweilige E-Mail-Vorlage einfügen. Hier ist nun ein Beispiel mit beiden Platzhaltern. Sie haben folgende Vorlage:Sehr geehrtes {{Firmenname}}-Team,Im Anhang finden Sie die Gehaltsabrechnung für den Monat {{Periode}} zur weiteren Verwendung.Mit freundlichen Grüßen,Ihre Steuerberatung Für den Abrechnungszeitraum September 2023 und die Firma &quot;Musterbeispiel&quot; wird folgende E-Mail gesendet:Sehr geehrtes Musterbeispiel-Team,Im Anhang finden Sie die Gehaltsabrechnung für den Monat September 2023 zur weiteren Verwendung.Mit freundlichen Grüßen,Ihre Steuerberatung Wenn Sie ein Template im Unternehmen hinterlegt haben, wird die E-Mail nach dem Monatsabschluss versendet. Der Monatsabschluss kann im Dashboard des Unternehmens über die Schaltfläche unter der Lohnansicht durchgeführt werden. <h2>Symbolleiste</h2>In der Symbolleiste stehen Ihnen verschiedene Werkzeuge zur Verfügung.
 <figure style="max-width: 100%; " class="">
 <img src="https://lh3.googleusercontent.com/OQBdaOyopUUMtLsIubQIcGdMR-La5K4iy7phPv7z2j-HA3HaiI8hPd_9lJiNYudbPKbUdphxECf41uzleD-26_mr85yPxtMBzRJwmBhKzMPzx5nuZLCwTOgNhtAZosUMtZtfJHPUA7VEjW0e5VH5jg" />
 <figcaption>Symbolleiste für E-Mail Template</figcaption>
 </figure>Im Folgenden möchten wir näher auf zwei eingehen:<h3>Link</h3>Mit dem Link-Tool können Sie in einem Text Ihrer E-Mail einen Link eingeben.Der &quot;Link-Titel&quot; ist der Text, auf dem der Link platziert werden soll. Sie können auch einen Textabschnitt markieren und dann auf das Link-Symbol klicken; dann wird das Feld &quot;Link-Titel&quot; automatisch mit dem Text gefüllt.Das &quot;Link-Ziel&quot;-Feld ist für die Eingabe des Link-Ziels vorgesehen.Wenn Sie die Option &quot;Link in neuem Fenster öffnen&quot; aktivieren, wird die verlinkte Website in einem neuen Fenster im standardmäßigen Browser geöffnet.Links können nach dem Erstellen mit dem Aufheben-Tool wieder entfernt werden.<h3>Bild</h3>Lohnbot ermöglicht es auch, Bilder mithilfe einer URL einzufügen. Platzieren Sie den Cursor an der Stelle in der E-Mail, an der das Bild eingefügt werden soll, und klicken Sie dann auf das Bild-Symbol.Das &quot;URL&quot;-Feld&quot; ist für die Eingabe der Bild-URL vorgesehen. Das Bild muss auf einer Website hochgeladen sein.Die Höhe und Breite des Bildes können angepasst werden; standardmäßig sind diese Felder mit &quot;auto&quot; ausgefüllt, was bedeutet, dass die voreingestellte Bildgröße verwendet wird.Beachten Sie:<ul><li>Die maximale Bildbreite ist auf 800 Pixel beschränkt, da die von Lohnbot verwendeten E-Mails keine breiteren Bilder zulassen. Größere Bilder werden automatisch auf 800 Pixel Breite skaliert, und die Höhe wird entsprechend angepasst.</li><li>Bilder werden immer an der Stelle eingefügt, an der sich der Cursor befindet, und können im Vorlagendokument nur durch Ausschneiden und Einfügen verschoben werden.</li><li>Die Position der Bilder ist stets linksbündig und kann nicht verändert werden.</li></ul>

Individuelle Firmen-E-Mails

Zeitdaten können in geöffneten Perioden über das Dreipunkt-Menü im Dasbhoard importiert werden: <img src="https://s3.amazonaws.com/helpscout.net/docs/assets/5caf92f42c7d3a392f9cf05c/images/6645c3c30aaf8a27e593c389/file-YMYKo7D5JH.png" style="width: 100%; max-width: 100%; " /><img src="https://s3.amazonaws.com/helpscout.net/docs/assets/5caf92f42c7d3a392f9cf05c/images/6645c3c8e127f12a7e611ca7/file-cKXtKKlrsh.png" style="width: 100%; max-width: 100%; " /> <h1>Beispiel Import Dokument</h1>Ein Beispielhaftes Google Sheet Dokument <a href="https://docs.google.com/spreadsheets/d/1ncYcHWTdQLJs--VHz4mX5aPVFC5ORkmXKiSCb0p-TGE/edit#gid=1936932782">ist hier verfügbar</a>.Ein Beispielhaftes CSV <a href="https://drive.google.com/file/d/1kpdd3e9gfjrcH43eX6vG8kdNI3uw1ETe/view?usp=sharing">ist hier zu finden</a>.<h1>Lohnarten Konfiguration</h1>Lohnbot verwendet eine adaptierbare Lohnarten Konfiguration. Die Standardkonfiguration für Lohnarten und Nichtleistungszeiträume <a href="https://docs.google.com/spreadsheets/d/1KbyYhjhailCS7PZhJsIQ6pCwcSjQrqtXX7DhvuJ7J5I/edit#gid=0">ist hier zu finden</a>. Sowohl eine Anpassung der numerischen Zuweisung, als auch eine Belegung über diesen Standard hinaus gehender Lohnarten ist möglich, dafür bitten wir um Kontaktaufnahme unter <a href="mailto:support@lohnbot.at">support@lohnbot.at</a>.<h1>Dateiformat</h1><ul><li>Csv mit Strichpunkten als Trennzeichen</li><li>UTF-8 Encoding</li><li>Die erste Zeile mit den Spaltenbeschreibungen (Header Zeile)  ist unbedingt mitzuführen</li><li>Die Reihenfolge der Spalten ist unerheblich, die Führung von zusätzlichen Spalten im Dokument ist möglich (falls diese etwa im Export bereits enthalten sind), diese werden dabei ignoriert.</li><li>Jede Zeile entspricht dabei einen Lohnarten Eintrag, oder einen Eintrag für einen Nichtleistungszeitraum</li></ul> <h1>Hinweis bezüglich Lohnarten</h1><h1>Werden Lohnarten importiert, so geht Lohnbot von einer kompletten Datenlage aus: Die bereits auf den Mitarbeitenden hinterlegten Lohnarten gemäß der Standardkonfiguration  werden mit denen in der Datei verglichen, und etwaige bereits angelegte Lohnarten, die nicht in der Datei aufgelistet sind, werden aus dem Lohnbot Datenbestand entfernt. Dies trifft in der Standardkonfiguration auf folgende Lohnarten zu :</h1>Überstunden (sowohl Regulär als auch S/N/F)<ul><li>Vorschlüsse</li><li>Sonstige Zulagen</li><li>Sonstige Abzüge</li><li>Sämtliche Diäten</li></ul><h1>Hinweis bezüglich Nichtleistungszeiträumen</h1>Werden Nichtleistungszeiträume importiert, so geht Lohnbot von einer kompletten Datenlage aus: Die bereits auf den Mitarbeitenden hinterlegten Zeiträume werden mit denen in der Datei verglichen, und etwaige bereits angelegte Zeiträume, die nicht in der Datei aufgelistet sind, werden aus dem Lohnbot Datenbestand entfernt.<h1>Feldbeschreibungen</h1><h3>Basisfelder zwecks Zuordnung</h3>Die folgenden Felder sind immer anzuführen: <ul><li>MonatPeriode, in die die Daten übernommen werden sollen.Numerischer Wert beginnend bei 1 für Jänner.</li><li>MitarbeiterName des Mitarbeitenden, für den die Daten importiert werden sollen, im Format “Nachname Vorname”. Falls in dem Unternehmen eine externe ID für Mitarbeitende geführt wird, ist auch die Angabe dieser ID statt des Namens möglich.</li></ul> <h3>Import von Lohndaten</h3>Für jede zu importierende Lohnart, ist eine eigene Zeile mit den folgenden Feldern zu verwenden: <ul><li>LohnartNumerischer Wert, zu entnehmen aus der entsprechenden Unternehmenskonfiguration, oder der <a href="https://docs.google.com/spreadsheets/d/1ncYcHWTdQLJs--VHz4mX5aPVFC5ORkmXKiSCb0p-TGE/edit#gid=1936932782">Standardkonfiguration</a>.</li><li>MengeNumerischer Wert für jene Lohnarten, die keinen Absolutbetrag, sondern eine Stunden oder Einheiten basierte Berechnung erfordern. Welches Feld zu verwenden ist, ist in der Spalte “Zusatzfeld” aus der Standardkonfiguration zu entnehmen.</li><li>BetragNumerischer Wert für jene Lohnarten, die einen Absolutbetrag erfordern.  Welches Feld zu verwenden ist, ist in der Spalte “Zusatzfeld” aus der Standardkonfiguration zu entnehmen.</li></ul><h3>Import von Nichtleistungszeiträumen</h3>Im Falle eines NLZ Imports, ist jeder Zeitraum in einer eigenen Zeile mit den folgenden Feldern zu verwenden: <ul><li>NLZ ArtNumerischer Wert, zu entnehmen aus der entsprechenden Unternehmenskonfiguration oder des Tabs “Nichtleistungs Zeiträume” aus der <a href="https://docs.google.com/spreadsheets/d/1KbyYhjhailCS7PZhJsIQ6pCwcSjQrqtXX7DhvuJ7J5I/edit#gid=1448548979">Standardkonfiguration</a>.</li><li>Von DatumErster Tag des Nichtleistungszeitraums, im Format DD.MM.YYYY, also etwa 11.03.2024</li><li>Bis DatumLetzter Tag des Nichtleistungszeitraums, im Format DD.MM.YYYY, also etwa 18.03.2024</li></ul>

Zeitdaten importieren

Tritt ein:e Dienstnehmer:i n wieder in Ihr Unternehmen ein, ist lediglich das neue Beschäftigungsverhältnis zu erstellen, nicht aber der/die Beschäftigte neu anzulegen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:<ol><li>Wählen Sie im Dashboard im Mitarbeiter:innen-Filter den Filter &quot;Alle Dienstnehmer:innen&quot;.</li></ol><img src="https://s3.amazonaws.com/helpscout.net/docs/assets/5caf92f42c7d3a392f9cf05c/images/666c30085940934e140f4c0c/file-uuzFsaweE5.png" style="width: 740px; max-width: 100%; " /><ol start="2" ><li>Suchen Sie nun den/die Dienstnehmer:in, die Sie erneut einstellen möchten.</li></ol><img src="https://s3.amazonaws.com/helpscout.net/docs/assets/5caf92f42c7d3a392f9cf05c/images/666c306c5173914f806c1cdc/file-rU2mHLLf4z.png" style="width: 100%; max-width: 100%; " /><ol start="3" ><li>Gehen Sie im Reiter &quot;Mitarbeiter:in&quot; auf &quot;Übersicht Dienstverhältnisse&quot; und wählen Sie &quot;Dienstverhältnis hinzufügen&quot;.</li></ol><img src="https://s3.amazonaws.com/helpscout.net/docs/assets/5caf92f42c7d3a392f9cf05c/images/666c30c1dd0f8c60bb3fd250/file-HUlAozQWsB.png" style="width: 100%; max-width: 100%; " /><ol start="4" ><li>Geben Sie wie gewohnt Daten wie Beschäftigungsbeginn, Arbeitszeit oder Berufsbezeichnung ein.</li><li>Speichern Sie das Dienstverhältnis und führen Sie die Anmeldung über das Dreipunkt-Menü des Dienstverhältnisses durch.</li></ol><img src="https://s3.amazonaws.com/helpscout.net/docs/assets/5caf92f42c7d3a392f9cf05c/images/666c32381f3fa9421e287fbe/file-jUcxqRiW2c.png" style="width: 100%; max-width: 100%; " />Bitte beachten Sie:Die Neuanlage von bereits in der Vergangenheit beschäftigten Dienstnehmer: innen kann zu Clearingmeldungen mit der Österreichischen Gesundheitskasse führen.

Wiedereintritt von Dienstnehmer:innen

Wie werden Nachzahlungen bzw. Vergleiche abgerechnet?Zu Beginn muss unbedingt unterschieden werden, ob es sich beim vorliegenden Fall um eine Nachzahlung oder um eine Vergleichszahlung handelt, da es hier unterschiedliche Lohnsteuerberechnungen gibt. Hier eine kurze Erklärung.Nachzahlung bis 15.02. - normale Aufrollung für das VorjahrDies ist immer bis zum 15. Februar des Folgejahres möglich, die Regelung entstammt dem Einkommensteuergesetz (§ 79 Abs. 2 EStG idgF und § 67 Abs. 8 lit. c EStG idgF).Nachzahlung nach dem 15.02.Ist einem/einer Dienstnehmer:in für einen bereits abgelaufenen Lohnzahlungszeitraum nicht das ihm/ihr zustehende Entgelt gezahlt worden und erfolgt daraufhin eine entsprechende Gehalts-/Lohnzahlung nach dem 15. Februar des Folgejahres, so spricht man von einer Nachzahlung. Für die Sozialversicherung sind im Zuge der Nachzahlung laufende Bezüge und Sonderzahlungen getrennt als solche abzurechnen und jenem Beitragszeitraum zuzuordnen, in dem der Anspruch entstanden ist (Aufrollung). Das Finanzamt (Lohnsteuer) und die Lohnnebenkosten (DB, DZ, KommSt) sind erst zum Zeitpunkt der Auszahlung ein Thema und das EStG regelt unterschiedliche Sachverhalte.VergleichszahlungVergleichssummen gelangen zur Auszahlung, wenn Ansprüche aus einem Dienstverhältnis aufgrund eines gerichtlichen oder außergerichtlichen Vergleichs abgegolten werden. Für die Sozialversicherung braucht es je nach Sachverhalt entweder eine Aufrollung des betroffenen Beitragszeitraums oder es kommt zu einer nachträglichen Verlängerung der Pflichtversicherung. Unter Umständen ist es auch nötig, die Aufteilung der Vergleichssumme nach SV-pflichtig, SV-frei, SV-laufend und SV-Sonderzahlung selbst, auf Basis der ursprünglichen Forderung, auszurechnen bzw. in ein Verhältnis zu setzen. Das Finanzamt (Lohnsteuer) und die Lohnnebenkosten (DB, DZ, KommSt) sind erst zum Zeitpunkt der Auszahlung ein Thema und das EStG unterscheidet, ob der/die Dienstnehmer:in der Abfertigung alt oder neu unterliegt.

Nachzahlung und Vergleiche

Eine Buchungsliste ist eine Aufzeichnung, die in der Buchhaltung verwendet wird, um alle Geschäftsvorfälle eines Unternehmens systematisch zu erfassen. Die Hauptaufgabe einer Buchungsliste in der Buchhaltung besteht darin, die Buchführung eines Unternehmens zu unterstützen und den Überblick über alle finanziellen Transaktionen zu behalten. Sie dient als chronologisches Protokoll aller Buchungen, die während eines bestimmten Zeitraums durchgeführt wurden. Die Buchungsliste enthält Informationen wie die Art des Kontos, das betroffen ist, die Beschreibung des Geschäftsvorfalls, die Information, ob ein aufgerollter Abrechnungszeitraum berücksichtigt wurde und in welcher Höhe für einen Geschäftsfall die Mehrwertsteuer in Form der Vorsteuer gebucht wurde.Im Falle von mehreren berücksichtigungswürdigen Aufrollungen erstellt Lohnbot sowohl eine kumulierte als auch eine detaillierte Buchungsliste. Die kumulierte Buchungsliste fasst dabei alle aufgerollten Abrechnungszeiträume zusammen während diese in der detaillierten Buchungsliste einzeln dargestellt werden.<img src="https://s3.amazonaws.com/helpscout.net/docs/assets/5caf92f42c7d3a392f9cf05c/images/64957c4d1c43322e9690dfb0/file-mHeHNougAU.png" style="max-width: 100%; " />

Buchungsliste

Gewerberechtliche Geschäftsführer:innen sind Arbeiterkammerumlagepflichtig, sofern diese nicht zugleich handelsrechtliche Geschäftsführer:innen sind und aus diesem Grund bei Lohnbot auf dieselbe Weise wie reguläre Beschäftigte anzulegen. Im Dienstverhältnis eines rein gewerberechtlichen Geschäftsführers bzw. einer rein gewerberechtlichen Geschäftsführerin ist daher im Feld &quot;Geschäftsführer:in&quot; &quot;Nein&quot; zu setzen, da die Arbeiterkammerumlage ansonsten nicht berücksichtigt wird.

Gewerberechtliche Geschäftsführer:innen

<h2>Anwendung der Lohnart in Lohnbot</h2>Der Rückzahlungsbetrag richtet sich nach dem Urlaubsentgelt, das der Arbeitnehmer zum Zeitpunkt des Urlaubsverbrauchs erhalten hat und ist im Feld &quot;Betrag&quot; zu hinterlegen.<h3>Berechnungsbeispiel</h3>Eintritt: 01.01.2024Austritt: 15.05.2024Abmeldegrund: Unberechtigter vorzeitiger AustrittUrlaubsanspruch: 25 ArbeitstageKonsumierter Urlaub: 11 TageUrlaubsentgelt: EUR 1.300 1) Berechnung des Urlaubsanspruchs25 Arbeitstage / 366 Tage (365 außerhalb des Schaltjahrs) x 136 Tage = 9,299,29 Urlaubstage - 11 konsumierte Urlaubstage = -1,71 zu erstattende Urlaubstage Tipp: Der aliquote Urlaubsanspruch kann direkt in de Urlaubsverwaltung berechnet werden!<img src="https://s3.amazonaws.com/helpscout.net/docs/assets/5caf92f42c7d3a392f9cf05c/images/66c779b46eb51e63b8f9f576/file-Cx0fTGL7IC.png" style="max-width: 100%; text-align: center;" /><img src="https://s3.amazonaws.com/helpscout.net/docs/assets/5caf92f42c7d3a392f9cf05c/images/66c779698919a15d1b1d3838/file-mMJFybgvqr.png" style="max-width: 100%; text-align: center;" />2) Berechnung des zu erstattenden Betrags1.300 EUR Urlaubsentgelt / 11 konsumierte Urlaubstage = 118,18 EUR tägl. Urlaubsentgelt118,18 tägl. Urlaubsentgelt x 1,71 zu erstattende Urlaubstage = 202,09 EUR Erstattungsbetrag <h2>Informationen zur Rückverrechnung bei Urlaubsvorgriff</h2>Falls Arbeitnehmer:innen mehr Urlaub in Anspruch nehmen, als ihnen anteilig zusteht, ist eine Rückerstattung des Urlaubsentgelts lediglich in den Fällen einer verschuldeten Entlassung oder eines ungerechtfertigten vorzeitigen Austritts vorgesehen (§ 10 Abs. 1 UrlG). Für eine solche Rückverrechnung ist eine entsprechende Vereinbarung erforderlich, die Arbeitgeber:innen daher dringend zu empfehlen ist.Die Rückverrechnung erfolgt brutto, d.h., der Erstattungsbetrag wird vom Bruttobetrag abgezogen. Dieser Erstattungsbetrag reduziert allerdings neben dem Bruttolohn/-gehalt nur die Bemessungsgrundlage für die Lohnsteuer des aktuellen Bezugs im Monat der Rückzahlung. Die Beitragsgrundlage für die Sozialversicherung sowie die Bemessungsgrundlagen für den Dienstgeberbeitrag, den Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag und für die Kommunalsteuer werden dadurch nicht beeinflusst.Wird das Urlaubsentgelt während eines bestehenden Dienstverhältnisses erstattet, muss der/die Arbeitgeber:in die rückerstatteten Beträge bei der Abrechnung des laufenden Arbeitslohnes berücksichtigen und diese in voller Höhe im Lohnzettel (L16) unter der Kennzahl 243 („sonstige steuerfreie Bezüge“) aufführen. Erfolgt die Erstattung nach Beendigung des Dienstverhältnisses, kann die Berücksichtigung nur im Rahmen der Veranlagung durch das Finanzamt erfolgen.

Rückverrechnung Urlaubsvorgriff

Geben Sie hier das in der Exekutionsbewilligung angeführte Bezirksgericht an. Die Exekutionsbewilligung wurde Ihnen (als Drittschuldner) vom Gericht zugeschickt.

Gericht (PfV)

Geben Sie hier das vom Gericht oder von der Staatsanwaltschaft bekannt gegebene Aktenzeichen. Das Aktenzeichen (E-Nummer) finden Sie auf der ersten Seite der Exekutionsbewilligung. Die Exekutionsbewilligung wurde Ihnen (als Drittschuldner) vom Gericht zugeschickt.<img src="https://s3.amazonaws.com/helpscout.net/docs/assets/5caf92f42c7d3a392f9cf05c/images/6751f3adbdc8835448dcd97f/file-hwDamVTQti.png" style="width: 361.97918701171875px; max-width: 100%; text-align: center;" />