Datenüberprüfung zum Jahresende: Stammdaten und Lohndaten kontrollieren

Aktuelle Stammdaten sind entscheidend. Fehler hier führen oft zu Rückfragen oder Problemen bei der Gebietskrankenkasse (ÖGK) und dem Finanzamt.

• Persönliche Daten: Sind Name, Adresse und Bankverbindung noch aktuell?
• Angehörige & Kinder: Sie berücksichtigen die Lohnsteuerabsetzbezträge Familienbonus Plus und/oder AVAB/AEAB für einen oder mehrere Mitarbeiter? Prüfen Sie, ob die Stammdaten von Partnern und Kindern vollständig hinterlegt sind.
• Absetzbeträge und Steuerfreibetragsbescheid: Formulare wie das E 30 (Fabo plus AVAB7AEAB), der Pendlerrechner-Ausdruck oder der Steuerfreibetragsbescheid sind in den Personalakt aufzunehmen.
• Lohnkonto: Arbeitgeber sind verpflichtet, für jeden Mitarbeiter ein Lohnkonto zu führen.
  • Lohnbot-Nutzer: Das digitale Lohnkonto wird bei uns automatisch und gesetzeskonform im Hintergrund geführt und kann jederzeit als PDF exportiert werden.

Damit Lohnbot die Jahresmeldungen fristgerecht übermitteln kann, müssen die Lohndaten vollständig hinterlegt sein.

• Steuernummer:
  • Ist die Steuernummer samt zuständigem Finanzamt richtig eingetragen?
• Kommunalsteuernummer
  • Kommunalsteuer ist in allen Gemeinden mit Betriebsstätte zu melden, in denen Mitarbeitende beschäftigt werden – auch wenn keine Steuer angefallen ist (Nullmeldung).
• Wiener DGA (”U-Bahn-Steuer”)
  • Lohnbot kann für Ihr Unternehmen nur eine Jahreserklärung übermitteln, wenn eine Wiener DGA Kontonummer in den Lohndaten hinterlegt wurde.

Der Jahreswechsel bringt strikte Deadlines für Jahresmeldungen mit sich.

• Jahreslohnzettel (L16): Muss für 2025 elektronisch bis spätestens Ende Februar 2026 an das Finanzamt übermittelt werden.

  Lohnbotnutzer: Erledigt. Wir übermitteln die L16 Meldungen automatisch und fristgerecht.

  → Fristen und Planung

  Frist: Ende Februar 2026

  Gilt nur für Lohnbot Kunden:

  KW 3 - Automatische Kontrolle: Lohnbot kontrolliert, ob bei der Erstellung der Jahreslohnzettel für Ihre Mitarbeitenden Fehler auftreten.

  KW 5 - Unternehmensvorschau: Sie erhalten von uns vorab die Jahreslohnzettel zur Kontrolle als PDF.

  KW 7 - Mitarbeitervorschau: Mitarbeiter, die ihre Lohnzettel von Lohnbot automatisch per E-Mail zugestellt bekommen, erhalten ihren Jahreslohnzettel als PDF.

  KW 9 - Meldung an das Finanzamt: Übermittlung der Jahreslohnzettel über ELDA.

• Kommunalsteuererklärung: Muss bis spätestens 31. März 2026 eingereicht werden.

  Lohnbotnutzer: Erledigt. Lohnbot erstellt und übermittelt diese Erklärung automatisch und pünktlich.

  → Fristen und Planung

  Frist: Ende März 2026

  Gilt nur für Lohnbot Kunden:

  KW 10 - Unternehmensvorschau: Sie erhalten von uns eine Übersicht der 2025 angefallenen Kommunalsteuer.

  KW 13 - Meldung an das Finanzamt: Übermittlung der Kommunalsteuerjahreserklärung.

• DGA Erklärung (U-Bahn Steuer): Dienstgeberabgabe ebenfalls bis spätestens 31. März 2026 fällig.

  Lohnbot nutzer: Erledigt. Übergabe erfolgt automatisiert und fristgerecht.

  → Fristen und Planung

  Frist: Ende März 2026

  Gilt nur für Lohnbot Kunden:

  KW 10 - Unternehmensvorschau: Sie erhalten von uns eine Übersicht der 2025 angefallenen “U-Bahn-Steuer”.

  KW 13

  • Meldung an die BA33: Die Wiener DGA Erklärung wird an die Stadtkasse übermittelt.

• Adressmeldung Arbeitsstätte

  Meldung der Arbeitsstättenadresse durchzuführen bis spätestens Ende Februar 2026.

  → Fristen und Planung

  Frist: Ende Februar 2026

  Gilt nur für Lohnbot Kunden:

  KW 9 - Automatische Übermittlung an die Statistik Austria.

Sorgfalt schützt vor Strafen. Die Behörden prüfen zunehmend genauer (GPLB). Nehmen Sie sich am Jahresende die Zeit für die Datenpflege und eine abschließende Kontrolle Ihrer Lohnverrechnung. So vermeiden Sie aufwändige Aufrollungen ins Vorjahr sowie unnötige Risiken bei der nächsten Prüfung.

Damit nicht nur ein sauberer Jahresabschluss sondern auch der perfekte Start ins neue Jahr gelingt, haben wir für Sie auch die wichtigsten Änderungen 2026 zusammengefasst: Lohnverrechnung 2026: Die wichtigsten Änderungen für österreichische Arbeitgeber