Dokumentenvorlagen in Lohnbot: Eigene PDFs ganz einfach automatisch befüllen lassen

Viele Unternehmen nutzen bereits standardisierte HR-Dokumente – Dienstzettel, Vertragsnachträge, Abmahnungen, Abschlussunterlagen oder Meldeformulare.

Mit den Vorlagen in Lohnbot kannst Du diese Dokumente künftig direkt im System generieren – inklusive passender Daten aus den Mitarbeiter- und Lohndaten.

Der Vorteil:

• Weniger manuelle Arbeit,
• weniger Fehler,
• einheitliche Vorlagen,
• automatische Erstellung mit Anmeldung, Abmeldung etc.

Damit Lohnbot Deine Dokumente automatisch befüllen kann, müssen die Felder im PDF folgende Kriterien erfüllen:

1. Das PDF enthält befüllbare Formularfelder

Erstelle ein interaktives PDF – entweder vollständig neu oder durch Hinzufügen von Formularfeldern zu einem bestehenden Dokument.

Empfohlene Tools:

• Adobe Acrobat Pro
  → Offizielle Anleitung: https://www.adobe.com/at/acrobat/how-to/create-fillable-pdf-forms-creator.html

• LibreOffice Writer
  → Schritt-für-Schritt-Tutorial: https://www.youtube.com/watch?v=1mNJUSfX1vY

2. Jedes Formularfeld muss korrekt benannt sein

Lohnbot erkennt Feldnamen automatisch – wenn sie exakt unseren Bezeichnungen entsprechen.

Dafür gibt es eine vollständige Liste aller unterstützten Felder.

Damit Deine Dokumente flexibel befüllt werden können, stellt Lohnbot eine große Auswahl an standardisierten Feldnamen bereit – von persönlichen Daten über Anstellungsverhältnisse bis zu Sonderfällen wie Karenz oder Entgeltfortzahlung.

Die vollständige und aktuelle Feldliste findest Du hier: Liste der unterstützen Feldnamen.

Beispiele häufig verwendeter Felder

Allgemeine Daten

• currentDate – heutiges Datum
• firstOfPeriod – erster Tag der Abrechnungsperiode

Unternehmensdaten

• companyName
• companyAddress
• companyEmail

Mitarbeiter-Basisdaten

• employeeName
• employeeAddress
• employeeIban
• socialInsuranceNumber
• birthDate

Vertragsdaten

• employmentDate
• collectiveAgreementName
• jobTitle
• baseSalary
• workingHours

Urlaub & Abwesenheiten

• vacationDays
• expectedBirthDate

Beendigungen

• lastWorkDayDay
• isBidirectionalAgreement
• isInstantDismissal

Spezielle Felder für Karenz, Wochengeld, Kinderbetreuungsgeld u. v. m.

→ ebenfalls vollständig in der Feldliste enthalten.

Ein Blick in die Feldliste lohnt sich besonders, wenn Du komplexere Dokumente automatisieren möchtest – sie deckt praktisch alle Fälle der Lohnverrechnung ab.

Damit Deine PDFs sofort reibungslos funktionieren, haben sich folgende Tipps bewährt:

1. PDF zuerst minimal testen

Erstelle eine kleine Testvorlage mit 3–5 Feldern (z. B. employeeName, companyName, employmentDate).

So erkennst Du sofort, ob die Benennungen korrekt sind.

2. Feldbezeichnungen exakt übernehmen

Schon kleinste Abweichungen – beispielsweise employee_name statt employeeName – verhindern eine automatische Befüllung.

3. PDF-Struktur übersichtlich halten

Verwende klar definierte Text-, Datums- oder Zahlenfelder.

Gerade Tarif- oder Gehaltsdaten werden im System automatisch strukturiert bereitgestellt

Unsere Kund:innen nutzen Dokumentvorlagen zum Beispiel für:

• Dienstzettel und Arbeitsverträge
• Nachträge & Stundenerhöhungen
• Auflösungsvereinbarungen
• Kündigungen
• interne HR-Schreiben

Sollte eine anderes Formular benötigt werden, steht unser Support gerne zur Verfügung.