Jahreswechsel-Check: Resturlaub, Verjährung & Krankenstände

Grundsätzlich verjährt Urlaubsanspruch in Österreich zwei Jahre nach dem Ende des Urlaubsjahres, in dem er entstanden ist. Das klingt kompliziert, ist aber an einem aktuellen Beispiel einfach erklärt:

• Der Urlaub aus dem Jahr 2023 verjährt endgültig am 31.12.2025.
• Urlaub aus 2024 bleibt noch bis Ende 2026 bestehen.
• Urlaub aus 2025 ist frisch und sicher.

Das Verbrauchsprinzip: Wenn ein Mitarbeiter Urlaub nimmt, wird gesetzlich immer zuerst der älteste offene Urlaubstag abgebaut. Das passiert automatisch.

Ein entscheidendes Urteil des Obersten Gerichtshofs (OGH 8 ObA 23/23z) hat die Spielregeln verändert. Urlaub verjährt nicht mehr automatisch!

Der OGH hat bestätigt: Der Urlaubsanspruch verfällt nur dann, wenn Sie als Arbeitgeber den Mitarbeiter nachweislich darauf hingewiesen haben, dass:

1. noch alter Urlaub offen ist, und
2. dieser zu einem bestimmten Stichtag verfällt, wenn er nicht konsumiert wird.

To-do für Arbeitgeber: Prüfen Sie jetzt, ob Mitarbeiter noch Resturlaub aus 2023 haben. Weisen Sie diese Personen schriftlich (z.B. per E-Mail oder über den Lohnzettel-Kommentar) darauf hin, dass diese Tage mit 31.12.2025 verfallen. Ohne diesen Hinweis bleibt der Anspruch bestehen!

• Lohnbot-Nutzer: Das System führt das Urlaubskonto laufend mit. Sie sehen auf einen Blick, wer noch wie viele Tage offen hat.

Zum Jahresende muss auch geprüft werden, ob alle Krankenstände korrekt erfasst wurden. Dies ist wichtig für zwei Bereiche:

1. Entgeltfortzahlung: Arbeitgeber zahlen je nach Dienstalter zwischen 6 und 12 Wochen das volle Entgelt weiter. Danach springt die Krankenkasse ein.
   • Lohnbot-Nutzer: Automatisiert. Unser System berechnet exakt, wie lange die Entgeltfortzahlungspflicht läuft und wann auf halbes Entgelt oder Krankengeld gewechselt wird. Sie müssen lediglich die Fehlzeiten eintragen.
2. Krank im Urlaub: Wird ein Mitarbeiter im Urlaub krank (für mehr als 3 Tage), zählen diese Tage nicht als Urlaubskonsum, sofern ein ärztliches Attest vorgelegt wird. Die Urlaubstage werden dem Konto wieder gutgeschrieben.

Wichtig für die Bilanz: Denken Sie daran, dass nicht konsumierte Urlaube in der Bilanz als Rückstellung (Urlaubsersatzleistung) passiviert werden müssen. Das gilt auch für Ansprüche aus Vorjahren.

Die Gesetzgebung ist ständig in Bewegung.

• Transparenzpaket: Seit März 2024 gelten strengere Informationspflichten im Dienstzettel (z.B. Arbeitsort, Kündigungsfristen). Dies wirkt sich indirekt auf die Urlaubsplanung aus (Klarheit bei Beendigung).
• Zukunftsmusik: Die Wirtschaftskammer fordert Diskussionen darüber, dass während langer unbezahlter Krankenstände kein neuer Urlaub mehr angespart werden soll. Dies ist jedoch noch keine Gesetzeslage (Stand Ende 2025). Aktuell entsteht auch im Krankenstand voller Urlaubsanspruch.

Nutzen Sie die verbleibenden Wochen im Jahr für den "Urlaubs-Clean-up":

1. Urlaubskonten prüfen: Wer schleppt noch Tage aus 2023 mit?
2. Informieren: Schreiben Sie die betroffenen Mitarbeiter an (Verweis auf Verfall zum 31.12.2025), um der OGH-Pflicht nachzukommen.
3. Krankenstände checken: Sind alle Atteste da? Stimmen die Aufzeichnungen im ELDA-System mit Ihren Daten überein?
4. Rückstellungen bilden: Geben Sie den Wert der offenen Urlaubstage an Ihre Buchhaltung für den Jahresabschluss weiter.