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Veröffentlicht am 12.12.2025
von Thomas Hapala, geprüfter Lohnverrechner
Mitarbeiterin schwanger – Ein Fahrplan für Arbeitgeber (Mutterschutz & Karenz)
Wenn eine Mitarbeiterin ihre Schwangerschaft bekannt gibt, ist die Freude meist groß. Gleichzeitig startet für Sie als Arbeitgeber eine Kette an rechtlichen und administrativen Pflichten: von der Meldung an das Arbeitsinspektorat bis zur korrekten Abrechnung der Betrieblichen Vorsorge während dem Mutterschutz.
Damit Sie hier keine Fristen übersehen, haben wir den Prozess für Sie zusammengefasst.
1. Sofortmaßnahmen: Schutz & Meldung
Sobald die Schwangerschaft bekannt ist ("Bekanntgabe"), gelten strenge Schutzvorschriften.
- Meldung an das Arbeitsinspektorat: Sie müssen die Schwangerschaft unverzüglich schriftlich melden (Name, Alter, Tätigkeit, Geburtstermin).
- Beschäftigungsverbot prüfen: Schwangere dürfen keine schwere körperliche Arbeit verrichten (Heben über 5 kg), keine Überstunden machen und nicht nachts oder an Sonn-/Feiertagen arbeiten.
- Gefährdungsbeurteilung: Prüfen Sie den Arbeitsplatz. Gibt es Liegemöglichkeiten für Pausen? Sind Anpassungen nötig?
👉 Praxis-Hilfe: Wie Sie die Meldung an das Arbeitsinspektorat korrekt abwickeln und was dabei zu beachten ist, erklären wir in unserem Help-Center: Zur Anleitung: Arbeitsinspektoratsmeldung bei Schwangerschaft
2. Der Kündigungsschutz (Der Schutzschirm)
Ab Beginn der Schwangerschaft bis 4 Monate nach der Geburt besteht ein absoluter Kündigungsschutz.
- Kündigungen sind in dieser Zeit praktisch unwirksam (außer bei sehr seltenen Ausnahmen mit gerichtlicher Zustimmung).
- Achtung: Selbst wenn Sie bei Ausspruch der Kündigung nichts von der Schwangerschaft wussten, ist die Kündigung unwirksam, wenn die Mitarbeiterin die Schwangerschaft binnen 5 Tagen bekannt gibt.
3. Lohnverrechnung: Wochengeld & BMSVG
Acht Wochen vor dem errechneten Geburtstermin beginnt der absolute Mutterschutz (Schutzfrist). Die werdende Mutter darf nicht mehr beschäftigt werden.
- Kein Gehalt, dafür Wochengeld: Während der Schutzfrist (8 Wochen vor und 8 bis 12 Wochen nach der Geburt) zahlen Sie kein Entgelt. Die Mitarbeiterin erhält Wochengeld von der Österreichischen Gesundheitskasse (ÖGK).
- Wichtig für Lohnbot-Nutzer: Das Formular für die dafür nötige Arbeits- und Entgeltbestätigung kann direkt in Lohnbot ausgefüllt werden und wird dann automatisch an die ÖGK übermittelt.
Betriebliche Vorsorge (Abfertigung Neu) läuft weiter: Ein häufiger Fehler in der Praxis! Obwohl Sie kein Gehalt zahlen, müssen Sie während des Wochengeldbezugs die Beiträge zur Betrieblichen Vorsorgekasse (BMSVG) weiter leisten.
- Berechnung: 1,53 % vom Durchschnittsgehalt der letzten 3 Monate.
- Lohnbot-Nutzer: Unser System berechnet diese fiktive Bemessungsgrundlage automatisch und führt die Beiträge korrekt ab.
👉 So geht's in Lohnbot: Wie Sie den Mutterschutz im System eintragen, damit Abrechnung und Meldungen automatisch starten, lesen Sie hier: Hilfe-Artikel: Mutterschutz richtig erfassen
4. Meldewesen & Fristen (Checkliste)
- Sofort nach Bekanntgabe: Meldung an Arbeitsinspektion (siehe Anleitung).
Beginn Mutterschutz (8 Wochen vor Geburt): Arbeits- und Entgeltbestätigung via ELDA senden.
- Lohnbot: Übermitteln wir mit Speichern des Formulars automatisch.
- Nach der Geburt: Die Mitarbeiterin muss (wenn sie in Karenz gehen will) Beginn und Dauer der Karenz bis zum Ende der Schutzfrist bekannt geben.
Antritt der Karenz: Abmeldung bei der Sozialversicherung mit dem Grund „Karenz nach MSchG/VKG“.
- Lohnbot: Wir setzen den Status der Mitarbeiterin entsprechend und führen die Abmeldung durch.
5. Urlaub & Sonderzahlungen
- Urlaubsanspruch: Während des Mutterschutzes (Beschäftigungsverbot) sammelt die Mitarbeiterin weiterhin voll Urlaubsansprüche. Diese verfallen nicht und können nach der Rückkehr konsumiert werden.
- Sonderzahlungen: Urlaubs- und Weihnachtsgeld stehen der Mitarbeiterin für die Zeit im Mutterschutz im Normalfall nicht zu - Kollektivverträge können jedoch eine andere Regelung vorsehen.
Fazit
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