Erneute Öffnung eines Monats in Lohnbot

Veröffentlicht am 18.11.2022

von Thomas Hapala, geprüfter Lohnverrechner

Monat nochmals öffnen

Dieser Fall kommt vermutlich vielen Lohnbot-User:innen bekannt vor: Man befindet sich bereits am Monatsende und es ist an der Zeit, die monatliche Lohnverrechnung abzuschließen. Nach eingehender Kontrolle aller Eingaben auf ihre Richtigkeit, fasst man den Entschluss, das laufende Monat zu schließen, nur um kurze Zeit später festzustellen, dass man einer Mitarbeiterin noch nicht ihre Gehaltserhöhung eingetragen hat oder bei einem Mitarbeiter noch der Fahrtkostenersatz fehlt. Um die nötige Korrektur durchzuführen, werden eine Aufrollung und ein Storno der mBGM notwendig.

Um dieses Szenario zu umgehen und Ihre monatliche Lohnverrechnung noch benutzer:innenfreundlicher zu gestalten, übermittelt Lohnbot seit November die monatlichen Beitragsgrundlagenmeldungen an die ÖGK nicht mehr mit Monatsabschluss, sondern mit dem 14. bzw. mit dem 6. des Folgemonats, bei fallweise Beschäftigten. Dadurch ist es bis zu diesen Stichtagen möglich, Änderungen im bereits abgeschlossenen Abrechnungszeitraum vorzunehmen, ohne dass dadurch ein mBGM Storno erforderlich ist. Ob eine Übermittlung bereits mit 6. des Folgemonats stattfindet, ist dabei davon abhängig, ob von Ihrem Unternehmen das Feature “Fallweise Beschäftigung” genutzt wird.

Öffnen oder aufrollen?

Ermöglicht wird diese neue Vorgangsweise durch die Fristsetzung der ÖGK für die Übermittlung der monatlichen Beitragsgrundlagenmeldung. Vorgesehen ist diese bis zum 15. bzw. bis zum 7. des Folgemonats, für fallweise Beschäftigte. Durch die mBGM Übermittlung zu diesen Stichtagen, entstehen für Benutzer:innen von Lohnbot daher keinerlei Nachteile.

Ganz im Gegenteil: Mit der neuen Option, den bereits abgeschlossenen Vormonat im Original zu öffnen, bekommen Lohnbot-User:innen in Zukunft zwei Auswahlmöglichkeiten, wenn sie den Vormonat für Korrekturen öffnen wollen:

Beispiel für das Dialogfenster zur Öffnung von Korrekturen

Monat nochmals öffnen

Durch diese Auswahl wird der Monat im Original geöffnet. Diese Option empfiehlt sich insbesondere dann, wenn noch Änderungen durchgeführt werden sollen, die nicht bereits ausgezahlte Entgelte betreffen (z.B.: das Nachtragen der Versicherungsnummer eines/einer Dienstnehmer:in). Nachdem Sie den Monat wieder geschlossen haben, wird die Abrechnung genauso durchgeführt, als würden Sie den Monat zum ersten Mal abschließen.

Monat aufrollen

Durch diese Auswahl wird, wie bisher üblich, eine Revision gestartet. Diese Option wird gewählt, wenn Korrekturen vorgenommen werden, die bereits ausgezahlte Entgelte betreffen. Dies ist wichtig zu beachten, denn wird eine Korrektur eines bereits ausgezahlten Entgelts vorgenommen, kann die Differenz nur durch eine Aufrollung im Folgemonat abgezogen oder aufgeschlagen werden. Die mBGM für die Revision wird nach Abschluss der Aufrollung an die ÖGK übermittelt.

Hier mehr zum Thema Revision bzw. Monat aufrollen erfahren.

Die Option “Monat nochmals öffnen” steht nur zur Verfügung, wenn noch keine mBGM, für den zu korrigierenden Monat, an die ÖGK übermittelt wurde. Daher kann ein Monat nicht nochmals geöffnet werden, wenn schon eine Revision gestartet wurde.

Lohnzettel später versenden

Das Feature "Lohnzettel später versenden", wird in den kommenden Wochen von uns implementiert werden und richtet sich an Lohnbot-User:innen, welche ihren Mitarbeiter:innen den Lohnzettel per E-Mail zukommen lassen. Dabei haben Sie in Zukunft die Möglichkeit, Lohnzettel zu einem gewünschten Stichtag, und nicht wie bisher mit Monatsabschluss, an Ihre Mitarbeiter:innen zu senden. Diese Neuerung harmoniert sehr gut mit der Option, einen Monat nochmals zu öffnen, da Ihnen dadurch mehr Zeit eingeräumt wird, gewünschte Korrekturen in Ihrer monatlichen Lohnverrechnung durchzuführen. Die Notwendigkeit zur Übermittlung mehrerer Lohnzettel für denselben Abrechnungszeitraum an eine:n Dienstnehmer:in wird hierdurch minimiert.

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