Individuelle Firmen-E-Mails

Diese Funktion ermöglicht es Unternehmen, eine Vorlage für ihre monatliche Abschlussmail einzurichten, die anstelle der Standard Gehaltsabrechnungsemail gesendet wird. Der E-Mail-Anhang bleibt unverändert; nur der E-Mail-Inhalt wird angepasst. Der Anhang enthält standardmäßig die gesammelten Lohnzettel für den Abrechnungszeitraum, das Auszahlungsjournal, sowie Buchhaltungsdateien im CSV- und PDF-Format.

Derzeit ist diese Funktion nur für Monatsabschluss E-Mails verfügbar. Wenn Ihr Unternehmen separate E-Mails für Buchhaltungsdateien und monatliche Abschlüsse konfiguriert hat, bleibt die Buchhaltunsemail unverändert, die Vorlage gilt nur für die Monatsabschluss E-Mail.

Die E-Mail wird an die in den Firmenstammdaten hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet. Der E-Mail-Betreff enthält den Firmennamen und den aktuellen Abrechnungszeitraum. Das Format lautet wie folgt:

Firmenname - Ihre Gehaltsabrechnung für den Abrechnungszeitraum (zum Beispiel: Musterfirma - Ihre Gehaltsabrechnung für September 2023).

Bitte löschen Sie zu Beginn Ihrer Einrichtung den gesamten hinterlegten Text aus der Vorlage und fügen Sie dann den gewünschten Text ein. Der hinterlegte Text dient nur Ihrer Referenz und würde andernfalls mit der E-Mail gesendet werden.

Platzhalter

Wenn Sie den Abrechnungszeitraum der Lohnverrechnung in Ihre Vorlage aufnehmen möchten, können Sie dies mithilfe eines Platzhalters tun. Wenn Sie den Platzhalter {{Periode}} (inklusive der geschwungenen Klammern) verwenden, wird Lohnbot diesen in der versendeten E-Mail durch den entsprechenden Abrechnungszeitraum ersetzen.

Beispiel: Wenn Ihr Unternehmen sich im Abrechnungszeitraum April 2023 befindet und Sie folgenden Satz in Ihrer Vorlage haben: "Im Anhang finden Sie die Gehaltsabrechnung für den Monat {{Periode}}." Dann wird in der Monatsabschluss E-Mail für April Folgendes stehen:

"Im Anhang finden Sie die Gehaltsabrechnung für den Monat April 2023."

Das Gleiche gilt für den Firmennamen. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie mehrere Unternehmen verwalten und dieselbe Vorlage verwenden möchten. Der Platzhalter hierfür lautet {{Firmenname}}.

Beachten Sie: Sie müssen die Funktion für jedes Unternehmen einzeln aktivieren und den Text in die jeweilige E-Mail-Vorlage einfügen.

Hier ist nun ein Beispiel mit beiden Platzhaltern. Sie haben folgende Vorlage:

Sehr geehrtes {{Firmenname}}-Team,

Im Anhang finden Sie die Gehaltsabrechnung für den Monat {{Periode}} zur weiteren Verwendung.

Mit freundlichen Grüßen,

Ihre Steuerberatung

Für den Abrechnungszeitraum September 2023 und die Firma "Musterbeispiel" wird folgende E-Mail gesendet:

Sehr geehrtes Musterbeispiel-Team,

Im Anhang finden Sie die Gehaltsabrechnung für den Monat September 2023 zur weiteren Verwendung.

Mit freundlichen Grüßen,

Ihre Steuerberatung

Wenn Sie ein Template im Unternehmen hinterlegt haben, wird die E-Mail nach dem Monatsabschluss versendet. Der Monatsabschluss kann im Dashboard des Unternehmens über die Schaltfläche unter der Lohnansicht durchgeführt werden.

Symbolleiste

In der Symbolleiste stehen Ihnen verschiedene Werkzeuge zur Verfügung.

Im Folgenden möchten wir näher auf zwei eingehen:

Link

Mit dem Link-Tool können Sie in einem Text Ihrer E-Mail einen Link eingeben.

Der "Link-Titel" ist der Text, auf dem der Link platziert werden soll. Sie können auch einen Textabschnitt markieren und dann auf das Link-Symbol klicken; dann wird das Feld "Link-Titel" automatisch mit dem Text gefüllt.

Das "Link-Ziel"-Feld ist für die Eingabe des Link-Ziels vorgesehen.

Wenn Sie die Option "Link in neuem Fenster öffnen" aktivieren, wird die verlinkte Website in einem neuen Fenster im standardmäßigen Browser geöffnet.

Links können nach dem Erstellen mit dem Aufheben-Tool wieder entfernt werden.

Bild

Lohnbot ermöglicht es auch, Bilder mithilfe einer URL einzufügen. Platzieren Sie den Cursor an der Stelle in der E-Mail, an der das Bild eingefügt werden soll, und klicken Sie dann auf das Bild-Symbol.

Das "URL"-Feld" ist für die Eingabe der Bild-URL vorgesehen. Das Bild muss auf einer Website hochgeladen sein.

Die Höhe und Breite des Bildes können angepasst werden; standardmäßig sind diese Felder mit "auto" ausgefüllt, was bedeutet, dass die voreingestellte Bildgröße verwendet wird.

Beachten Sie:

• Die maximale Bildbreite ist auf 800 Pixel beschränkt, da die von Lohnbot verwendeten E-Mails keine breiteren Bilder zulassen. Größere Bilder werden automatisch auf 800 Pixel Breite skaliert, und die Höhe wird entsprechend angepasst.
• Bilder werden immer an der Stelle eingefügt, an der sich der Cursor befindet, und können im Vorlagendokument nur durch Ausschneiden und Einfügen verschoben werden.
• Die Position der Bilder ist stets linksbündig und kann nicht verändert werden.