Checkliste für Anstellung von Mitarbeiter:innen

Veröffentlicht am 19.11.2020

Upgedated am 22.09.2022

von Thomas Hapala, geprüfter Lohnverrechner

Was muss ich tun, um Mitarbeiter:innen in Österreich anzustellen - 5 notwendige Schritte

Nun ist es so weit und Sie sind bereit, in Ihrem Unternehmen den/die erste:n Mitarbeiter:in anzustellen. Im folgenden Blogbeitrag beschreiben wir genau, welche Schritte dafür in Österreich notwendig sind.

1. Beitrags­kontonummer bei der Österreichischen Gesundheitskasse

Das Wichtigste vorab: Sie benötigen eine Kontonummer bei der Österreichischen Gesundheitskasse. Diese dient zur Identifikation für sämtliche Meldungen wie Anmeldungen, Abmeldungen oder auch für die monatlichen Beitragsgrundlagenmeldungen (kurz mBGM).

Die Beitragskontonummer der ÖGK können Sie direkt über folgenden Link beantragen: Formular

Für die Benutzung von Lohnbot ist zu beachten, dass Ihr Unternehmen bei der ÖGK als selbstabrechnender Betrieb geführt wird, da das Vorschreibeverfahren nicht unterstützt wird. Für einen Umstieg auf das Lohnsummenverfahren reicht eine E-Mail an die ÖGK. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserem Blogbeitrag Lohnsummenverfahren vs. Vorschreibeverfahren.

Tipp: Haben Sie eine Neugründungsförderung beantragt? Wenn nicht, hilft Ihnen das  Gründerservice der WK dabei. Die Förderung verschafft Ihnen einige Vorteile! So entfallen z. B. Teile der Lohnnebenkosten oder Sie können sich hier einen Gutschein über EUR 200,- EUR für Ihren ersten Jahresabschluss sichern.

2. Betriebliche Vorsorgekasse

Jedes Unternehmen mit Dienstnehmer:innen muss mit einer BV-Kasse einen Beitrittsvertrag abschließen.

Nun stehen viele verschiedene Kassen zur Auswahl. Wie entscheiden Sie sich für die Richtige?

Die Kriterien für die Auswahl der Vorsorgekasse sind vielfältig: Kosten, Zinsgarantie, Veranlagungsinstrumente und -politik, die Möglichkeit zum Kassenwechsel und die Servicequalität.

Eine gute Hilfestellung, die eigene Vorsorgekasse auszuwählen, bietet das Tool von konsument.at: http://bvk.konsument.at/

Falls Sie keine BV-Kasse auswählen, wird Ihnen eine Kasse zugeteilt.

Die betriebliche Vorsorge ist für all jene Arbeitsverhältnisse relevant, die mit 01.01.2003 neu beginnen (“Abfertigung neu”). Sie gilt für alle Beschäftigungsgruppen mit Ausnahme von:

  • weisungsfreien Ferialpraktikant:innen,
  • Volontär:innen,
  • freie Dienstnehmer:innen (nach GSVG!)
  • und Werkvertragsnehmer:innen.

Der BV-Beitrag beträgt 1,53 % des monatlichen Entgelts und wird vom/von der Dienstgeber:in entrichtet. Als Bemessungsgrundlage dient das gesamte sozialversicherungspflichtige Entgelt. BV-Beiträge werden mit der mBGM an die ÖGK gemeldet und auch an diese abgeführt. Im Anschluss leitet die ÖGK die Beiträge an die Vorsorgekasse weiter.

Der erste Monat eines Dienstverhältnisses ist beitragsfrei. Ausnahme stellt ein Wiedereintritt eines/einer Dienstnehmer:in innerhalb von zwölf Monaten dar.

3. Spezialfall Wien - Kontonummer für die Wiener Dienstgeberabgabe (DGA)

In Wien gibt es eine extra Abgabe, die sogenannte Wiener Dienstgeberabgabe oder auch “U-Bahn-Steuer”. Eine Kontonummer für diese können Sie online hier beantragen.

Die Wiener DGA ist eine zweckgebundene Abgabe, die vom/von der Dienstgeber:in zu bezahlen ist und dem U-Bahn-Ausbau zufließt.

Für jede:n Dienstnehmer:in sind EUR 2,- pro angefangener Kalenderwoche zu entrichten.

Freie Dienstnehmer:innen sind von der Wiener DGA ausgenommen. Weiters gelten Befreiungen für:

  • Dienstnehmer:innen, die das 55. Lebensjahr überschritten haben,
  • Lehrlinge,
  • Dienstnehmer:innen, mit einer maximalen wöchentlichen Arbeitszeit von 10 Stunden,
  • begünstigte Behinderte,
  • u.v.m.

4. Kommunal­steuernummer

Um eine korrekte Lohnabrechnung durchführen zu können, benötigen Sie für Gemeindeabgaben eine Kommunalsteuernummer. Da es sich hierbei nicht um eine österreichweit einheitliche Identifikationsnummer handelt, gibt es unterschiedliche Stellen, bei denen die Steuernummer beantragt werden muss.

Die zuständigen Behörden sind:

  • In Wien
    • Für Entrichtung der Steuer: Die Stadtkasse, in deren Bereich sich die Betriebsstätte befindet.
    • Für Bescheiderstellung, Rechtsauskünfte: Die Bemessungsstelle (Magistratsabteilung 6).
    • Eine Kommunalsteuernummer für Wien können Sie hier beantragen.
  • In Statutarstädten
    • Das Magistrat, in dessen Bereich sich die Betriebsstätte befindet.
    • Für den Erhalt einer Kommunalsteuernummer wenden Sie sich bitte direkt an das zuständige Magistrat.
  • Überall sonst:
    • Das Gemeindeamt, in dessen Bereich sich die Betriebsstätte befindet.
    • Kontaktieren Sie für eine Kommunalsteuernummer bitte direkt Ihr Gemeindeamt.

Bei der Kommunalsteuer handelt es sich um eine Gemeindeabgabe in der Höhe von 3 %. Als Bemessungsgrundlage dient der gesamte Bruttobezug des/der Dienstnehmer:in exkl. nicht steuerbarer Aufwandsentschädigungen.

Übersteigen die als Bemessungsgrundlage dienenden Bruttobezüge aller Dienstnehmer:innen die Freigrenze von EUR 1.460,- nicht, verringert sich die Beitragsgrundlage um EUR 1.095,- . Bei einem Bruttobezug von z.B.: EUR 1.200,- aller Dienstnehmer:innen, würde sich so eine Kommunalsteuer Bemessungsgrundlage von EUR 105,- bzw. eine zu entrichtende Kommunalsteuer von EUR 3,15 ergeben.

Die Bemessungsgrundlage gilt auch für den Dienstgeberbeitrag zum Familienlastenausgleichsfonds (DB) und dem Dienstgeberzuschlag zum Dienstgeberbeitrag (DZ).

Kommunalsteuer ist prinzipiell in jener Gemeinde abzuführen, in der sich die Betriebsstätte des/der Dienstnehmer:in befindet. Hier gilt es allerdings mögliche Ausnahmen (z. B. in der Arbeitskräfteüberlassung) zu beachten.

5. Kollektivvertrag

Wichtig zu erwähnen ist zudem noch der Kollektivvertrag (KV). Hier müssen Sie zwar nichts beantragen oder anfordern, es ist allerdings wichtig zu wissen, in welchen Kollektivvertrag Ihr Unternehmen fällt.

Auf der Website der WKO finden Sie eine Datenbank verschiedenster Kollektivverträge: hier zur Seite.

Es ist sehr ratsam, den eigenen Kollektivvertrag zu kennen, da dieser wichtig bei der Einstufung der Mitarbeiter:innen ist und auch sonst oft wertvolle Informationen enthält.

Kollektivverträge werden zwischen den gesetzlichen Interessensvertretungen der Arbeitgeber:innen (Wirtschaftskammern bzw. Kammern der freien Berufe) und der Arbeitnehmer:innen (Arbeiterkammern, Gewerkschaften) abgeschlossen. Sie regeln die Arbeitszeit, Kündigungsfristen, Lohn- und Gehaltssätze u.v.m., innerhalb einer gewissen Branche.

Insbesondere bei der Entlohnung ist zu beachten, dass in Österreich kein gesetzlicher Mindestlohn existiert und dieser von Branche zu Branche unterschiedlich ist. Im Normalfall bestimmt eine lohngestaltende Vorschrift das Mindestentgelt eines/einer Dienstnehmer:in.In den meisten Fällen ist diese ein Kollektivvertrag, der für eine Branche einen KV-Mindestlohn festlegt.

Auch die Höhe des Urlaubs- und des Weihnachtsgeldes wird über den Kollektivvertrag geregelt. So gibt es in Österreich auch Branchen, in denen Dienstnehmer:innen kein 13. und 14. Gehalt bekommen, da es keinen Kollektivvertrag gibt, der diese Sonderzahlungen regelt.

Kollektivvertragliche Regelungen dürfen durch Betriebsvereinbarungen oder individuelle Dienstverträge nicht verschlechtert werden. Es steht einem/einer Dienstgeber:in allerdings frei, seine/ihre Mitarbeiter:innen besserzustellen. Daher ist man als Dienstgeber:in verpflichtet, den KV-Mindestlohn (''Soll-Lohn'') zu bezahlen, hat aber die Möglichkeit zur Überzahlungen der Dienstnehmer:innen (''Ist-Lohn'').

Unsere Wissensdatenbank

Wir haben für Lohnbot eine Wissensdatenbank zusammengestellt und in unserer Webanwendung direkt mit den jeweiligen Eingabefeldern verlinkt, um Hilfestellungen am richtigen Ort und zur richtigen Zeit zu leisten.

Die Inhalte selbst haben wir jedoch für jede:n frei zugänglich gemacht!

Falls Sie vertiefende Informationen zu den einzelnen Nummern benötigen, besuchen Sie doch einfach die Lohnbot Wissensdatenbank.

Sie haben alle Daten?

Nun haben Sie alles was Sie benötigen, um Ihre:n erste:n Mitarbeiter:in bei Ihrer Firma anzustellen. Gratulation!

Lesen Sie in unseren nächsten Blogbeitrag wie Sie mit den erhaltenen Daten die Anmeldung der Österreichischen Gesundheitskasse übermitteln.

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